数字发行并不保证歌曲创作权在波兰也能通过数字方式注册。即使录音已经上线流媒体平台，ZAiKS（Polish Society of Authors）仍会要求部分合作创作歌曲通过纸质途径提交。决定因素是合作创作者的权利状态，而不是母带所使用的发行商。
这对将波兰合作作品发送到 Spotify、YouTube 或电台的唱片公司很重要：录音可以完成交付，但作品本身仍可能没有明确的本地版税系统登记途径。ZAiKS 表示，作品必须先公开传播，例如通过演唱会演出、已发行录音或广播，之后才能注册。其注册指南列出了两种提交途径。
哪些合作创作作品可以在线注册？
创作者可以通过 zaiks.online 为自己的音乐或歌词办理注册。对于合作作品，如果另一位在世创作者与 ZAiKS 签有管理协议，并且此前至少以纸质方式提交过一部作品，ZAiKS 也允许在线注册。属于外国著作权协会的合作创作者，只有在该协会已经注册这部作品时，才符合在线提交条件。
这个条件很容易被忽略。仅仅是外国著作权协会的会员，并不等于已在该协会注册了相应作品。提交前，请向每位合作创作者确认协会名称、其登记的创作者身份信息，以及歌曲本身已录入该协会数据库。将约定的作品份额与发行元数据一并列出，以便核对姓名和百分比。
除上述针对外国著作权协会的特定例外情况外，对于与未签署 ZAiKS 集体管理协议的人共同创作的作品，ZAiKS 要求通过传统纸质途径提交。衍生作品和改编作品也适用同样规定；对于权利仍受保护的已故合作者所参与的作品，也须走纸质途径，且需取得继承人的书面同意。这些是ZAiKS 公布的资格规定，并非对歌曲能否商业发行的判断。
波兰银行账户会改变开户流程
ZAiKS 介绍的在线账户设置流程使用 MojeID，通过波兰网上银行验证身份。该协会表示，这种途径仅适用于持有波兰银行账户的创作者。使用此流程的申请人还须邮寄两份已签名的集体管理协议原件，然后才能通过门户网站提交作品。
没有波兰银行账户的创作者，第一步则不同：填写纸质 Personal Data Form，由公证人或 ZAiKS 分支机构核验身份，并将表格连同两份已签署的协议原件一并提交。ZAiKS 录入资料后，该创作者便可在没有 MojeID 的情况下创建在线账户。该协会的华沙地址和注册联系信息列在同一说明页面上。
这是两个独立的关卡。通过纸质身份核验开设账户，并不意味着每一首合作创作歌曲都符合在线作品注册条件。为每首歌选择提交渠道前，请先核对合作者规则。
让分成表不只用于解决争议
对于三位创作者共同创作的作品，发行前实用的文件是一份签字确认的分成表，其中列明歌曲标题、法定姓名、署名名称、所属协会和作品百分比。之后确认每位创作者是否已在自己的协会注册该作品。如果合作者无法确认，请为 ZAiKS 的纸质流程预留时间，或询问该协会应由哪一方提交。请在收到第一份波兰利用情况报告之前完成这些事项。
有一个可量化的理由，说明注册应纳入发行运营流程。我们对 ZAiKS 2025 年账目的分析发现，年末已分配但尚未支付的版税为 205.4 million zloty；这一数字来自该协会的法定报告。这笔总额涉及多种文件和联系信息问题，并非只有纸质提交造成。元数据不匹配也可能加重问题。
ZAiKS 根据集体管理协议管理作品权利，包括公开表演、广播和在线使用。发行商负责录音的交付和结算。InterSpace Distribution 可以帮助明确录音署名和唱片公司分成，但创作者或其出版代理仍须确立作品权利主张。一份发行清单应同时跟踪这两方面。
