Berlin 的 Most Wanted: Music convention 本周举行，但现场音乐的实际问题会持续更久：谁来申报舞台上演奏的歌曲？在德国，仅有音乐会许可并不能确定应向哪些词曲作者付款。GEMA 表示，活动、发票、曲目单和已登记作品必须全部对应，现场分配才能将演出纳入其中。
对于独立词曲作者或唱片公司，操作规则很简单：演出现场收集曲目单，确认其已在六周内送达 GEMA，并在下一年的主要分配后核对款项。发行商的流媒体结算单是另一份记录，无法补救遗漏的音乐会曲目单。
六周期限由主办方负责
GEMA 要求最迟在音乐会、音乐节或其他现场音乐活动结束六周后提交曲目单。其 My setlists 指南规定，提交义务由主办方承担，主办方可以通过门户链接将这项工作委托给演出乐队。委托很方便，但艺人仍应取得提交证明。
在多组艺人同台演出的活动中，这一区别很重要。主办方可能已经支付场地许可费，但没有人提交实际演奏曲目。GEMA 表示，它会依据曲目单确认哪些作曲者、作词者和出版商应获得现场演出收入。门票收据或演出录音或许有助于还原现场情况，但两者都不是 GEMA 要求主办方提交的曲目单。
尝试匹配演出之前，先登记作品
曲目单必须指向正确的作品，而不只是录音标题。GEMA 的索赔清单要求提供活动日期和时间、主办方和场地地址、表演者、演奏作品、已知的作品编号或版本，以及作曲者姓名。趁熟悉这些信息的人还联系得上时，将这些资料的副本存入巡演结算文件夹。
对于 GEMA 的年度现场分配，某一日历年内使用的作品通常需要在次年 1 月 31 日前登记或更正。GEMA 列出的截止日期还包括 3 月 31 日前提交上一年度的现场使用报告，以及 6 月 1 日前进行主要现场分配。这些年度截止日期是结算节点，不能取代主办方在每场演出后六周内提交曲目单的义务。
一项实用的内部检查，是在巡演开始前将作品的词曲作者和出版商份额与演出曲目进行比较。如果一个标题有多个版本，要确认实际演奏的是哪个版本。这个小小的行政步骤能让集体管理组织更准确地匹配作品，也能为你的唱片公司留下日后审计所需的记录。InterSpace Distribution 的录音端报告可以与该记录并列保存，但作品索赔仍须通过相应的权利流程提交。
款项未付：使用索赔期限
如果现场结算单漏掉了一场演出，先确认曲目单和作品登记是否已收到。GEMA 告知会员，应通过 My setlists 提交遗漏的曲目单，再使用其索赔流程提交活动识别信息和曲目。GEMA 规定，遗漏的现场演出版税索赔截止期限为主要分配日期后的九个月。
这些日期让审计有了明确依据。GEMA 于 2026 年 6 月 1 日进行的 2025 年使用情况主要分配，其索赔截止日期为 2027 年 3 月 1 日。不要将此视为所有未来结算单都适用的统一期限；收到结算单时，应将实际分配日期和适用的索赔日期记入日历。
对于德国境外的演出，GEMA 会员可以通过同一门户提交曲目单，以便转交给姊妹集体管理组织；当地组织则负责自己的征收和规则。更广泛的原则同样适用：澳大利亚的现场演出报告和巴西的音乐会曲目单说明，巡演除了门票台账，也需要权利台账。将提交曲目单纳入每场演出的结算流程，然后核对实际到账情况。
