澳大利亚的免费全国平台帮助艺人规划巡演，并与社区电台建立联系。这为独立团队提供了值得考察的地点。在确定场地之前，团队需要根据三项独立记录作出订演决策：该市场的反馈、演出的预期收入，以及让词曲作者获得报酬所需的文件。
从市场着手，再评估场地
Australian Music Industry Network 的全国场馆地图可以缩短寻找潜在巡演站点的时间。将每条场馆线索与其服务的市场、拟定的演出条款，以及团队在那里实际能够确认的观众反馈放在一起。地图提供了发起询问的地点；订演工作表则记录接受报价的理由。
实用的工作表应从艺人或经纪人在同意日期前就能回答的问题开始。场馆或主办方提出了多少演出费用？艺人需要承担哪些成本？演出至少要赚多少才能支付这些成本？未解答的事项应保持待定，直到报价或预算给出答案。这样，团队就能逐站评估路线，而不是把潜在行程中的所有场馆都视为同样可行。
当地反馈应列入工作表，因为覆盖范围和需求衡量的是不同的东西。艺人本土市场以外的电台可以带来接触机会，但在把电台覆盖范围用于巡演提案之前，必须按市场追踪反馈。记录听众在哪些地方作出回应，以及听到音乐后采取了什么行动。联系场馆时，应使用与其所在市场相关的反馈，而不是无法让买方评估该地点的汇总听众数字。
区分观众互动与演出收入
现场互动可以形成另一项记录。Skyjam 让粉丝在演出期间提交点歌请求并打赏，同时由表演者掌控演出曲目。点歌请求记录粉丝想听什么。打赏记录一笔付款。把它们分列记录：前者可以用于安排曲目或发送后续消息，后者则应计入演出的现金记录。
这种区分也能保护订演决策。某场演出期间收到的点歌请求，是关于那场演出观众的信息。该场演出中支付的打赏，则是这场活动的收入。两者都不应记作未来某个场地的保证收入。团队评估是否可能再次订演时，可以将点歌请求、付款和其他当地反馈，与该场具体演出的拟定条款进行比较。
表演者对曲目的掌控会影响这项评估。粉丝可以通过 Skyjam 点歌，但由表演者选择实际演奏的曲目。团队可以通过点歌请求了解哪些歌曲更能引发互动，而不必把承诺演出曲目列为付款报价的一部分。场馆报价、粉丝请求和实际演出应分别记录。
为订演进行现金核算
对于每个拟定的巡演站点，记下演出报价、艺人预计承担的成本，以及扣除这些成本后剩余的金额。只有实际收到打赏时才将其记入。这样团队就能对不同场地采用同一项决策规则：当约定的演出费用和合理预期的额外收入，在扣除已确定的成本后达到艺人所需金额时，就接受订演。
同样的记录方式也有助于唱片公司评估对艺人现场活动的支持。如果唱片公司考虑提供资金，应明确这笔资金用于支付哪项开支，并将其与演出收入分开记录。这样双方都能看出演出本身是否通过现金核算，以及这笔资助是否用于双方约定的用途。
AEG 的调查详细介绍了与现场活动相关的支出。艺人的订演表需要更具体地记录决定交易的事项：哪些款项会支付给艺人、艺人要支付哪些费用，以及每笔金额何时确定。宽泛的支出指标无法填补单场演出预算中的空白。
让歌曲记录贯穿整场演出
财务决策完成后，版权相关工作仍未结束。在德国举办演出时，付费活动许可、提交的演出曲目单和已注册作品各自承担不同作用，共同确保词曲作者获得报酬。演出前，应在巡演文件中明确每项工作的负责人。核对订演条款的人应知道由谁处理活动许可；记录演出的人应知道如何提交曲目单；词曲作者及其代表应核实作品的注册情况。
粉丝点歌尤其让记录最终曲目单变得重要。由于表演者保留对演出曲目的控制权，粉丝请求的歌曲可能与实际演奏的歌曲不同。应根据实际演奏内容提交演出记录，再将其与已注册作品对应起来。仅有付费活动许可，并不能让版权集体管理流程得知演奏了哪些歌曲。
使用一份订演文件记录决策及结果：
- 场馆和市场，以及用于支持订演的当地反馈。
- 约定的演出费用、艺人成本、已收到的打赏，以及扣除成本后剩余的金额。
- 实际演奏的歌曲，以及负责曲目单和作品记录的人。
接受同一市场的下一份报价前，先查阅这份文件。它让独立艺人或唱片公司能够具体比较拟定条款与上一场演出的实际收入，同时确保词曲作者记录与产生这些记录的演出相连。
