Les propriétaires canadiens de masters ont jusqu’au 1er septembre de la quatrième année suivant une année de redevances pour réclamer les redevances radio de Re:Sound ; les artistes interprètes ont jusqu’à la sixième année. Ces échéances doivent figurer dans une fiche de catalogue qui reste accessible même si le compte du distributeur change. Une fiche de livraison indique à un label où un enregistrement a été envoyé. À elle seule, elle ne précise ni qui a déposé chaque demande de redevances ni quand une demande expire.
Distinguer la livraison des demandes
Un distributeur peut attribuer un International Standard Recording Code (ISRC) à un enregistrement, mais les redevances radio néerlandaises nécessitent toujours une déclaration de répertoire distincte auprès de Sena. L’identifiant aide à décrire l’enregistrement. La demande indique à l’administrateur des redevances qui en réclame le paiement. Considérer ces deux éléments comme une seule tâche accomplie laisse une lacune dans les dossiers du catalogue.
Cette lacune est plus difficile à repérer lorsqu’une même personne exerce plusieurs fonctions. Un artiste qui s’autoproduit peut avoir besoin de deux comptes Sena, car les demandes doivent être suivies séparément même si l’artiste contrôle la sortie. Pour chaque enregistrement, la question utile est donc précise : quelle demande a été déposée, en quelle qualité et pour quelle version ? Le processus d’identification de Sena comprend la comparaison audio au niveau de la version. Une fiche de catalogue qui s’arrête au titre d’une sortie ne peut donc pas répondre à toutes les questions de rapprochement.
Enregistrez la confirmation de livraison, l’ISRC et le statut de la demande auprès de la société dans des champs distincts. Un champ de demande vide devient ainsi visible. La personne chargée de l’administration du catalogue peut aussi vérifier l’enregistrement dans les dossiers de la société, sans supposer que sa disponibilité sur une plateforme prouve l’existence d’une demande de redevances.
Associer une échéance à chaque demandeur
Re:Sound applique des délais de demande différents aux propriétaires de masters et aux artistes interprètes au Canada. Un seul rappel associé à un enregistrement ne peut pas représenter correctement les deux situations. Indiquez l’année de redevances et le rôle du demandeur, puis calculez l’échéance applicable à ce rôle. Le délai accordé au propriétaire du master se termine le 1er septembre de la quatrième année suivant l’année de redevances ; celui de l’artiste interprète va jusqu’à la sixième année.
Cette distinction compte lorsqu’un label examine un ancien catalogue. La demande du propriétaire du master peut être traitée alors que le dossier de l’artiste interprète nécessite encore un suivi, ou inversement. L’examen doit établir le statut de chaque demande avant la fin du délai applicable. Sena prévoit aussi des paiements trimestriels et des délais pour les demandes manquantes, ce qui donne une raison supplémentaire à un catalogue néerlandais d’enregistrer les dates des demandes et d’examiner les rapprochements non résolus, au lieu de se fier à l’historique des sorties du distributeur.
Pour établir un registre pratique, créez une ligne par enregistrement et par version, avec des entrées liées pour chaque demandeur. Les champs doivent permettre de répondre à des questions auxquelles un tableau de bord de livraison ne suffit pas :
- Quel ISRC identifie cet enregistrement, et quelle version la demande couvre-t-elle ?
- Qui dépose une demande en tant que propriétaire du master, et qui en dépose une en tant qu’artiste interprète ?
- Quelle société a reçu chaque déclaration de répertoire, et quel est son statut actuel ?
- Quelle année de redevances est examinée, et quelle échéance s’applique à ce demandeur ?
- Qui vérifiera un enregistrement non rapproché ou une demande non déposée ?
Ces champs servent au suivi du travail, mais ne remplacent pas la demande auprès de la société. Ils permettent de voir quelle est la prochaine action et qui en est responsable lorsque l’administration du catalogue change de mains.
Conserver la fiche de la chanson avec celle de l’enregistrement
Le registre des enregistrements doit être lié à une fiche de composition. Selon KOMCA, les redevances liées aux chansons diffusées en streaming en Corée prennent au moins cinq mois à compter du début du service. Pour les coauteurs étrangers affiliés à des sociétés étrangères, l’enregistrement de l’œuvre en Corée doit comporter un numéro Interested Parties Information (IPI). Cette exigence concerne l’œuvre et ses auteurs, et pas seulement l’enregistrement sonore livré.
Avant la sortie, vérifiez que l’enregistrement de l’œuvre comporte le numéro IPI du coauteur étranger concerné. Après le début du service, suivez séparément le calendrier des redevances liées à la chanson et la date de livraison de l’enregistrement. En ne regardant que le statut sur les plateformes, un label peut voir qu’un enregistrement est disponible tout en passant à côté d’un détail d’enregistrement nécessaire pour la composition. En ne regardant que la première période de paiement, un label peut aussi prendre une attente prévue pour un problème de livraison. Le registre doit préciser quelle question fait l’objet d’une vérification : la livraison, l’enregistrement de l’œuvre, le rapprochement de la demande ou le calendrier de paiement.
Rendre le registre transférable
Nebula17 a signé un accord de distribution mondiale avec The Orchard, ce qui illustre une répartition du travail courante : une entreprise peut organiser la distribution tout en ayant besoin de sa propre vue d’ensemble sur l’administration du catalogue. Les dispositions de chaque accord déterminent les obligations des parties, mais le dossier opérationnel doit indiquer qui est responsable de chaque demande auprès d’une société et de chaque échéance.
Avant de transférer un catalogue entre des équipes ou des dispositifs de distribution, exportez ce dossier avec les identifiants des enregistrements, les détails des versions, les rôles des demandeurs, les enregistrements des œuvres et le statut des demandes en cours. Examinez ensuite d’abord les années de demande canadiennes, car les délais des propriétaires de masters et des artistes interprètes suivent des calendriers différents. Vérifiez les déclarations de répertoire néerlandaises à partir de l’ISRC et des informations de version, puis contrôlez les numéros IPI concernés dans les enregistrements d’œuvres coréens. Cette séquence transforme un examen général du catalogue en décisions portant sur chaque demande : déposer, corriger, rapprocher ou surveiller.
