两个集体管理组织，一个位于南非，一个位于德国，会让未登记的收入在转交给其他权利人之前有三年的存续期。链条另一端还有第三项成本：SoundCloud的0%分发费用仍然附带可能吞噬小额余额的提现费用。
两个组织，相同的三年期限
CAPASSO一年内收取了R269 million，款项按固定节奏流动。流媒体服务每季度支付一次，并扣除12.5%的费用。无法与已登记作品匹配的流媒体所产生的机械版税，会进入待定账户。三年后，未登记的流媒体收入会支付给其他词曲作者。分发商并不代为收取这些南非机械版税，因此一首已在各大商店上线的作品，仍可能有词曲作者的收入无人认领。
GVL在录音端的运作方式相同。它按广播时长向唱片公司支付德国广播和电视（TV）播放的费用，但仅限于在label.gvl中登记的曲目。三年后仍未被认领的播放，会转给其他权利人。两个体系向不同的人为不同的使用方式付费，但都在惩罚同一种习惯：先发行，后登记。
每个组织在付款前需要什么
CAPASSO需要由词曲作者或出版商登记作品。如果作者希望更早的流媒体收益计入，登记必须在其12月分配之前完成。分发商向商店交付作品并不能代替这一步。交付只是告诉DSP，即数字服务提供商，这首录音是什么；登记则是告诉集体管理组织，谁创作了这首歌曲，以及谁有权获得机械版税份额。
GVL首先需要一个唱片公司代码，该代码免费。然后它需要ISRC数据来匹配播放。ISRC，即International Standard Recording Code（国际标准录音代码），是一种标识符，能让广播记录中的某一行与特定录音及特定收款人对应起来。如果一首曲目交付时使用一个ISRC，而在GVL登记时使用另一个，或者根本没有登记，就会产生一笔无人能够支付的播放。
实际的分工大致如下：
- 词曲作者或出版商：向CAPASSO登记每首作品，以便季度流媒体付款有明确的收款人。
- 唱片公司或录音所有者：获取唱片公司代码，在label.gvl中登记曲目，并填入发行时使用的相同ISRC。
- 分发商：保存ISRC和发行日期的交付记录，以便对照检查两项登记。
零分发费用仍有提现成本
第三个漏洞属于算术问题，而非登记问题。SoundCloud自2025年11月起收取0%的分发费用，因此艺人保留100%的版税。同一计划还收取$0.50至$25不等的提现费用，而通过国际电汇提现每次要花费$10。对于小额余额而言，这一点很重要：费用可能占去通过国际电汇发出的小额提现的29%。按$10计算，该比例对应的提现金额约为$34。
费用是固定的，因此随着余额增长，它所占的比例会下降。一笔$100的提现，$10电汇费用占10%；$50时占20%；$200时占5%。如果艺人每累积几美元就提现一次，那么这个标称0%的分发费用实际上会变成两位数的费用比例。
粉丝驱动的版税让时间安排更加明显，因为每位粉丝的付费会在其收听的艺人之间分配，小型目录的余额可能增长缓慢。提现方式与提现金额同样重要。由于标示的范围从$0.50到$25，同样的余额下，最便宜和最贵的提现途径之间相差悬殊。
制定日历
这三个事项各有一个可以放进日历的触发点，而且都不依赖分发商替你完成。
- 发行时：如果任何一位词曲作者是南非人，或者歌曲在南非有流媒体播放，就向CAPASSO登记作品；同时在label.gvl中用其ISRC登记录音。两者都在发行当周完成，不要等到第一份结算单才处理。
- 每年12月之前：检查当年发行的所有歌曲在CAPASSO的登记情况，因为这一分配决定了它们是会被支付，还是留在待定账户中。
- 两年节点：审核较早发行的作品和曲目是否有未登记的情况。三年前发行、至今仍未登记的曲目已处于期限边缘，一旦期限届满，其积压款项将转给其他词曲作者或唱片公司。
- 每次提现时：用提现费用除以余额。如果结果超过你可以接受的比例，例如5%，就保留余额直到其降至该线以下，或改用更便宜的提现方式。
审核只需一份电子表格：每首曲目一行，包含ISRC、发行日期、词曲作者、CAPASSO状态、label.gvl状态，以及发行后三年的日期。按最后一列排序，即将过期的作品就会排在最前面。
小型目录的决策
分发商报告的收入只是全貌的一部分。集体管理收入通过单独的登记到账，而三年期限意味着缺失的登记不只是延误，而是会转交给其他权利主张者。发行时完成登记，每年在CAPASSO的12月分配之前进行检查，并在从SoundCloud提现前设定最低余额。这三个习惯成本很低，却各自能防止一种具体损失。
