Los propietarios canadienses de masters tienen hasta el 1 de septiembre del cuarto año posterior a un año de regalías para reclamar las regalías de radio de Re:Sound; los intérpretes tienen hasta el sexto año. Esos plazos deben constar en un registro del catálogo que perdure aunque cambie la cuenta del distribuidor. Un registro de entrega indica a un sello discográfico adónde se envió una grabación. Por sí solo, no muestra quién presentó cada reclamación de regalías ni cuándo vence.
Separe la entrega de las reclamaciones
Un distribuidor puede asignar un Código Internacional Normalizado para Grabaciones (ISRC) a una grabación, pero las regalías de radio neerlandesas aún requieren una reclamación de repertorio aparte ante Sena. El identificador ayuda a describir la grabación. La reclamación indica al administrador de regalías quién solicita el pago por ella. Tratar ambas cosas como una sola tarea completada deja un vacío en los registros del catálogo.
Ese vacío es más difícil de detectar cuando una persona desempeña varios roles. Un artista que publica su propia música quizá necesite dos cuentas de Sena, lo que refleja reclamaciones que deben registrarse por separado incluso cuando el artista controla el lanzamiento. Por eso, la pregunta útil para cada grabación es específica: ¿qué reclamación se presentó, en qué calidad y para qué versión? El proceso de identificación de Sena incluye la comparación de audio a nivel de versión, por lo que una entrada del catálogo que solo indica el título del lanzamiento no puede responder todas las preguntas de identificación.
Mantenga la confirmación de entrega, el ISRC y el estado de la reclamación ante la sociedad en campos distintos. Así, un campo de reclamación vacío queda a la vista. También permite que quien administre el catálogo compare la grabación con los registros de la sociedad sin suponer que su disponibilidad en tiendas demuestra que existe una reclamación de regalías.
Asigne un plazo a cada reclamante
Re:Sound aplica plazos de reclamación distintos en Canadá para los propietarios de masters y los intérpretes. Un solo recordatorio asociado a una grabación no puede representar con precisión ambas situaciones. Registre el año de regalías y el rol del reclamante, y luego calcule el plazo correspondiente a ese rol. El plazo para el propietario del master vence el 1 de septiembre del cuarto año posterior al año de regalías; el plazo del intérprete se extiende hasta el sexto año.
Esta distinción importa cuando un sello discográfico revisa un catálogo antiguo. La reclamación del propietario del master de una grabación puede estar completada mientras el registro del intérprete todavía requiere atención, o viceversa. La revisión debe establecer el estado de cada reclamación antes de que cierre el plazo aplicable. Sena también tiene pagos trimestrales y plazos para reclamaciones faltantes, lo que da a un catálogo neerlandés otro motivo para registrar las fechas de reclamación y revisar las coincidencias pendientes, en vez de depender del historial de lanzamientos de un distribuidor.
Para llevar un registro práctico, use una fila por grabación y versión, con entradas vinculadas para cada reclamante. Los campos deben responder preguntas que un panel de entregas por sí solo no puede resolver:
- ¿Qué ISRC identifica esta grabación y qué versión cubre la reclamación?
- ¿Quién reclama en calidad de propietario del master y quién en calidad de intérprete?
- ¿Qué sociedad recibió cada reclamación de repertorio y cuál es su estado actual?
- ¿Qué año de regalías se revisa y qué plazo se aplica a ese reclamante?
- ¿Quién verificará una grabación sin coincidencia o una reclamación no presentada?
Estos son campos de trabajo, no un sustituto de la reclamación ante la sociedad. Su propósito es dejar claro el siguiente paso y quién es responsable cuando cambia la persona encargada de administrar el catálogo.
Mantenga el registro de la canción junto al de la grabación
El registro de la grabación necesita un registro de composición vinculado. Según KOMCA, las regalías de canciones por streaming en Corea tardan al menos cinco meses desde el inicio del servicio. Para los coautores extranjeros afiliados a sociedades de otros países, el registro de la obra en Corea requiere un número Interested Parties Information (IPI). Ese requisito corresponde a la obra y a sus autores, no solo a la grabación entregada.
Antes del lanzamiento, compruebe que el registro de la obra incluya el número IPI correspondiente del coautor extranjero. Una vez iniciado el servicio, siga por separado el calendario de regalías de la canción y la fecha de entrega de la grabación. Un sello discográfico que solo revise el estado en tiendas podría ver una grabación disponible y pasar por alto un dato del registro necesario para la composición. Si solo se fija en el primer período de pago, también podría confundir una espera prevista con un problema de entrega. El registro debe indicar qué se está investigando: la entrega, el registro de la obra, la identificación de la reclamación o los plazos de pago.
Haga que el registro sea transferible
Nebula17 firmó un acuerdo de distribución mundial con The Orchard, un ejemplo de una división habitual de tareas: una empresa puede encargarse de la distribución y, aun así, necesitar su propia visión de la administración del catálogo. Los términos de cada acuerdo determinan las obligaciones de las partes, pero el registro operativo debe identificar a la persona responsable de cada reclamación ante las sociedades y de cada plazo.
Antes de que un catálogo pase a otros equipos o cambie de acuerdo de distribución, exporte ese registro con los identificadores de las grabaciones, los detalles de las versiones, los roles de los reclamantes, los registros de las obras y el estado de las reclamaciones pendientes. Luego revise primero los años de las reclamaciones en Canadá, porque los plazos para propietarios de masters e intérpretes siguen calendarios distintos. Verifique las reclamaciones de repertorio neerlandesas con el ISRC y la información de la versión, y revise los registros de obras coreanos para comprobar que incluyan los números IPI correspondientes. Esa secuencia convierte una revisión general del catálogo en decisiones sobre reclamaciones concretas: presentar, corregir, identificar o monitorear.
