Tại Malaysia, để nhận tiền bản quyền bản ghi gốc đủ điều kiện, cần có cả văn bản ủy quyền và đăng ký bản ghi trong Music Recording Database. Tại Nigeria, C.R.E.A.M. đã đưa một bản ghi của Cinq vào đề nghị âm nhạc qua Unstructured Supplementary Service Data (USSD) với tùy chọn Buy hiển thị rõ ràng. Với một hãng độc lập, đó là hai công việc khác nhau: xác định ai có thể nhận thu nhập từ bản ghi và xác định cách hạch toán một giao dịch bán thông qua một đề nghị cụ thể.
Tách biệt việc có mặt với yêu cầu nhận tiền
Một bản phát hành đang hoạt động trên digital service provider (DSP) tự nó không đáp ứng các yêu cầu về tiền bản quyền bản ghi gốc của Malaysia. Văn bản ủy quyền xác lập thẩm quyền thực hiện yêu cầu. Mục trong Music Recording Database nhận diện bản ghi được yêu cầu. Nếu xem một trong hai bước này là hệ quả của việc đưa bản phát hành lên DSP, quy trình nội bộ của hãng sẽ có lỗ hổng: nhóm phụ trách phân phối có thể đã hoàn thành phần việc, trong khi nhóm phụ trách tiền bản quyền vẫn còn việc cần làm.
Cách làm thiết thực là giao riêng người phụ trách và tiêu chí hoàn tất cho từng việc. Trước khi đánh dấu một bản phát hành tại Malaysia là sẵn sàng thu tiền bản quyền, hãy xác nhận văn bản ủy quyền đã được ký kết và bản ghi liên quan đã được nhập vào cơ sở dữ liệu. Bảng tính danh mục có thể lưu cả hai trường này bên cạnh trạng thái phát hành. Như vậy, “đang phát hành” thể hiện tình trạng có mặt, còn “sẵn sàng yêu cầu nhận tiền” thể hiện các bước cần thiết để nhận tiền bản quyền bản ghi gốc đủ điều kiện. Yêu cầu của Malaysia về cả văn bản ủy quyền lẫn đăng ký là lý do cần giữ riêng hai trạng thái này.
Sự phân biệt này cũng quan trọng khi quyền sở hữu bản ghi thay đổi bên trong hoạt động quản lý danh mục. Người kiểm tra xem bản phát hành còn khả dụng hay không không thể xác nhận liệu bên dự kiến nhận tiền bản quyền bản ghi gốc đã hoàn tất các bước yêu cầu nhận tiền hay chưa. Hãng cần có văn bản ủy quyền và mục trong cơ sở dữ liệu cho từng bản ghi mà mình dự định yêu cầu nhận tiền. Đây là bước kiểm tra nội bộ hữu ích hơn việc hỏi liệu có thể tìm thấy bản nhạc trên một dịch vụ hay không.
Hiểu tùy chọn Buy như một kênh bán hàng
Đề nghị của C.R.E.A.M. tại Nigeria nêu tên một bản ghi của Cinq, và trang công khai của bản nhạc hiển thị tùy chọn Buy. Điều đó xác lập một nơi khách hàng được mời mua bản ghi. Tuy nhiên, bản thân trang này không phải là báo cáo bán hàng. Giá và doanh số chưa được công bố. Vì vậy, với hãng đang cân nhắc một kênh tương tự, quyết định cần dựa trên các điều khoản và hồ sơ đằng sau đề nghị, chứ không chỉ dựa vào sự hiện diện của nút mua.
Hãy yêu cầu bên đưa bản ghi vào đề nghị xác định mức giá áp dụng, hồ sơ các giao dịch mua đã hoàn tất và báo cáo thể hiện khoản phải trả cho chủ sở hữu quyền. Ghi những câu trả lời đó vào thỏa thuận thương mại hoặc quy trình báo cáo trước khi đưa doanh số dự kiến vào ngân sách. Trang công khai có thể xác nhận tùy chọn Buy đang hiển thị; hãng cần hồ sơ hạch toán riêng để đánh giá tùy chọn đó mang lại kết quả gì. Đây là hai bước kiểm tra khác nhau và mỗi bước cần có người phụ trách.
Đây là nguyên tắc làm việc hữu ích cho mọi nhóm quản lý danh mục khi so sánh cơ hội. Một danh sách trả lời câu hỏi về khả năng tiếp cận. Báo cáo giao dịch mua trả lời câu hỏi về doanh số. Khi đồng ý đưa bản ghi vào danh sách, hãng nên xác định cần bằng chứng gì để trả lời câu hỏi thứ hai. Nếu không, dự báo nội bộ có thể ngầm xem một bản ghi được chào bán là bản ghi tạo ra thu nhập, dù chưa có số liệu nào hỗ trợ nhận định đó.
Yêu cầu bằng chứng riêng cho từng kênh
Hai ví dụ thị trường trên gợi ý một danh sách kiểm tra ngắn gọn cho bản phát hành. Danh sách đủ gọn để áp dụng cho từng bản ghi, và mỗi mục phục vụ một mục đích khác nhau:
- Thẩm quyền yêu cầu nhận tiền: Với yêu cầu nhận tiền bản quyền bản ghi gốc tại Malaysia, lưu văn bản ủy quyền cùng hồ sơ quyền của bản ghi.
- Nhận diện bản ghi: Kiểm tra để bảo đảm bản ghi được yêu cầu đã được đăng ký trong Music Recording Database.
- Khả năng bán hàng: Với đề nghị USSD tại Nigeria, xác minh thao tác thực tế dành cho khách hàng được hiển thị trên trang, chẳng hạn như tùy chọn Buy trên trang bản nhạc của C.R.E.A.M.
- Hạch toán bán hàng: Yêu cầu đơn vị vận hành đề nghị cung cấp giá và các điều khoản báo cáo giao dịch mua trước khi gán giá trị doanh số cho vị trí đó.
Các bước kiểm tra này cần dẫn đến những quyết định khác nhau. Nếu thiếu văn bản ủy quyền hoặc mục đăng ký trong cơ sở dữ liệu, cần hoàn tất công việc quản lý quyền trước khi hãng xem yêu cầu nhận tiền bản quyền bản ghi gốc tại Malaysia là sẵn sàng. Nếu tùy chọn Buy hiển thị, cần kiểm tra báo cáo thương mại trước khi hãng xem đề nghị tại Nigeria là một khoản doanh thu. Không quyết định nào đòi hỏi hãng phải phỏng đoán một bản ghi được niêm yết đã kiếm được bao nhiêu.
Đưa ra quyết định về danh mục ở cấp bản ghi
Kế hoạch theo lãnh thổ sẽ dễ kiểm tra hơn khi mỗi bản ghi có trạng thái riêng cho từng nguồn thu nhập. Với Malaysia, trạng thái cần biết là liệu văn bản ủy quyền và đăng ký cơ sở dữ liệu cần thiết để nhận tiền bản quyền bản ghi gốc đủ điều kiện đã hoàn tất hay chưa. Với đề nghị tại Nigeria, cần biết kênh mua được đề xuất có điều khoản và báo cáo mà hãng có thể sử dụng hay không. Các bước yêu cầu nhận tiền tại Malaysia và tùy chọn Buy của C.R.E.A.M. hỗ trợ các mục khác nhau trong hồ sơ đó.
Hãy dùng những mục này để quyết định bước tiếp theo cho một bản phát hành. Hoàn tất bước yêu cầu nhận tiền còn thiếu khi cần thu khoản tiền đó. Yêu cầu điều khoản bán hàng khi kế hoạch phụ thuộc vào giao dịch mua. Quy tắc cụ thể rất đơn giản: đừng dự báo thu nhập cho một bản ghi chỉ vì bản ghi đang phát hành hoặc được chào bán. Chỉ dự báo khi các yêu cầu nhận tiền liên quan hoặc hồ sơ bán hàng có thể làm căn cứ cho con số đó.
