Chương trình Pay It Forward của The Music Industry Therapist Collective sẽ cung cấp miễn phí hỗ trợ sức khỏe tinh thần, hội thảo và hướng dẫn cho 150 tour quy mô nhỏ và vừa trong ba năm. Với ngân sách tour, thay đổi thiết thực là khả năng giảm chi phí cho một số dịch vụ hỗ trợ cụ thể. Nghệ sĩ và promoter vẫn cần quyết định ai dành thời gian cho hoạt động hỗ trợ đó và ai chi trả các khoản liên quan.
Tính toàn bộ chi phí của thỏa thuận
Một dịch vụ miễn phí có vị trí rõ ràng trong ngân sách: phí dịch vụ có thể giảm về 0 đối với tour được nhận hỗ trợ. Điều đó không có nghĩa các hoạt động đi kèm không tốn chi phí. Hội thảo cần thời gian trong lịch trình. Hoạt động hướng dẫn cần người điều phối và quyết định cách đoàn lưu diễn có thể sử dụng. Nếu một buổi hỗ trợ ảnh hưởng đến việc di chuyển, nhân sự hoặc lịch trình ngày diễn, những hệ quả đó cần được tính cùng với phí dịch vụ.
Sự khác biệt này rất quan trọng khi giám đốc điều hành Music Venue Trust, Mark Davyd, chỉ ra áp lực tài chính đối với các địa điểm biểu diễn và nghệ sĩ lưu diễn, đồng thời kêu gọi hỗ trợ cho toàn bộ lĩnh vực biểu diễn trực tiếp. Địa điểm biểu diễn và đoàn lưu diễn đều có thể cần trợ giúp, nhưng phải thu hồi những khoản chi khác nhau. Dịch vụ miễn phí cho đoàn lưu diễn không làm thay đổi nghĩa vụ thanh toán của địa điểm. Điều đó cũng không xác nhận rằng promoter đã dự trù thời gian cần thiết để sử dụng dịch vụ.
Trước khi xem hỗ trợ là khoản tiết kiệm, hãy lập một phiên bản ngân sách tour với chi phí dịch vụ dự kiến thông thường và một phiên bản thứ hai đã loại bỏ khoản phí đó. Giữ nguyên các khoản thời gian, đi lại và nhân sự liên quan trong cả hai phiên bản. Chênh lệch giữa hai phiên bản là khoản tiết kiệm mà chương trình thực sự có thể mang lại cho ngân sách đó. Đây là con số cụ thể và hữu ích hơn việc gọi hỗ trợ là miễn phí rồi cho rằng biên lợi nhuận của tour sẽ tăng tương ứng.
Phân công công việc trước khi xác nhận thỏa thuận
Đề nghị cung cấp hỗ trợ, hội thảo và hướng dẫn cho phép tour sử dụng chương trình theo nhiều cách. Mỗi cách đều cần một người phụ trách thực tế. Ai đó phải tìm đầu mối phù hợp, sắp xếp để đoàn lưu diễn tiếp cận dịch vụ và bố trí thời gian trong lịch trình. Người đảm nhận công việc này có thể là đại diện của nghệ sĩ, quản lý tour hoặc người khác do các bên chỉ định. Hãy ghi tên người phụ trách và nhiệm vụ vào kế hoạch tour, thay vì để đến ngày diễn mới giao cho bất kỳ ai có thời gian.
Kỷ luật tương tự cũng cần áp dụng với chi phí. Nghệ sĩ có thể đề nghị promoter sắp xếp hội thảo trong lịch trình; promoter có thể đề nghị ê-kíp của nghệ sĩ điều phối việc tham gia. Cả hai cách đều có thể hiệu quả nếu hai bên hiểu rõ mình đã đồng ý cung cấp điều gì. Bảng điều khoản cần nêu rõ ai kiểm soát khoảng thời gian liên quan, ai chi trả các khoản phát sinh và liệu thay đổi lịch trình có cần thỏa thuận mới hay không. Như vậy, lời hứa hỗ trợ chung chung trở thành điều đoàn lưu diễn có thể sử dụng.
Việc này cũng giúp tránh so sánh sai lệch giữa các đề nghị. Một đề nghị có thể để nghệ sĩ tự thu xếp mọi chi tiết thực tế; đề nghị khác có thể bao gồm thời gian và điều phối. Hãy so sánh khoản chi dự kiến và khối lượng công việc của nghệ sĩ trong từng đề nghị, chứ đừng chỉ nhìn vào giá dịch vụ hỗ trợ. Điều này đặc biệt đáng lưu ý khi các địa điểm biểu diễn và nghệ sĩ lưu diễn đều chịu áp lực tài chính. Không bên nào có thể xem một nhiệm vụ chưa được phân công là đã có người trả chi phí.
Tách khoản tiết kiệm khỏi bài toán kinh tế của buổi diễn
Pay It Forward được thiết kế dành cho 150 tour quy mô nhỏ và vừa trong ba năm. Năng lực đó khiến chương trình trở thành nguồn lực cần tìm hiểu khi lên kế hoạch tour. Đây không phải khoản doanh thu trong bảng quyết toán buổi diễn. Tiền vé và các khoản thanh toán đã thỏa thuận giữa nghệ sĩ, địa điểm biểu diễn và promoter vẫn phải trang trải những cam kết gắn với buổi diễn. Dịch vụ hỗ trợ có thể giảm một khoản chi cụ thể mà không làm thay đổi số tiền khán giả trả cho vé hoặc tỷ lệ phân chia trong thỏa thuận biểu diễn trực tiếp.
Sự phân biệt đó giúp đưa ra một quyết định cơ bản. Nếu một tour dự kiến chỉ cân đối được ngân sách khi nghệ sĩ cho rằng hỗ trợ miễn phí sẽ trang trải những khoản chưa xác định, thì ngân sách vẫn chưa hoàn chỉnh. Hãy liệt kê khoản chi mà chương trình sẽ thay thế, sau đó chỉ định người trả cho mọi cam kết còn lại. Nếu sau khi làm vậy mà tour vẫn không cân đối được, các bên cần thay đổi thỏa thuận, lịch trình hoặc kế hoạch chi tiêu. Bản thân việc có hỗ trợ không giải quyết được lựa chọn nào trong số đó.
Kiểm tra ngân sách bằng ba câu hỏi
Trước khi xác nhận một tour quy mô nhỏ hoặc vừa, nghệ sĩ hoặc hãng thu âm có thể đặt ba câu hỏi bên cạnh mỗi hoạt động hỗ trợ dự kiến:
- Nếu không có chương trình này, đoàn lưu diễn sẽ phải trả khoản phí nào cho hoạt động đó, và đó có phải khoản phí chương trình sẽ loại bỏ không?
- Ai sẽ sắp xếp việc tham gia và dành thời gian cần thiết để sử dụng dịch vụ?
- Bên nào chi trả các khoản đi lại, nhân sự hoặc lịch trình còn lại?
Ghi câu trả lời bên cạnh thỏa thuận biểu diễn trực tiếp. Câu trả lời đầu tiên đo lường khoản tiết kiệm có thể đạt được; hai câu tiếp theo cho thấy liệu tour có thể sử dụng khoản tiết kiệm đó mà không chuyển chi phí chưa được dự trù sang cho nghệ sĩ, địa điểm biểu diễn hoặc promoter hay không. Đó là quyết định mà đề nghị hỗ trợ miễn phí làm thay đổi: liệu một khoản chi cụ thể có thể được loại khỏi kế hoạch tour khả thi, trong khi phần còn lại của kế hoạch vẫn được cấp kinh phí.
