Spanish Point đã bổ nhiệm cựu lãnh đạo Kobalt Simon Dennett làm chief product officer. Với một hãng đĩa độc lập, câu hỏi thiết thực nảy sinh từ vai trò sản phẩm này rất gần gũi: ai quyết định các quy tắc mà nhân viên phải tuân theo khi một bản ghi âm thay đổi, và ai kiểm tra quy trình phát hành có áp dụng những quy tắc đó không?
Công việc sản phẩm bắt đầu từ một quyết định
Bảng điều khiển có thể hiển thị các trường thông tin, nút bấm và bước phê duyệt. Bản thân nó không thể quyết định liệu một bản master đã được chỉnh sửa có phải là cùng bản ghi âm đã có trong danh mục hay không. Ai đó phải xác định quy tắc đó trước khi đội ngũ sản phẩm có thể biến nó thành một lời nhắc hoặc công cụ kiểm soát hữu ích. Điều tương tự cũng áp dụng trong một hãng đĩa, kể cả khi hãng sử dụng hệ thống của nhà phân phối thay vì tự xây dựng hệ thống.
Một hãng đĩa có thể cung cấp dịch vụ mastering ngay trong bảng điều khiển phát hành, đồng thời vẫn cần một quyết định riêng về việc ai được phép gửi bản ghi âm và nhận tiền bản quyền. Đó là những câu hỏi khác nhau. Bước mastering liên quan đến phần âm thanh đang được chuẩn bị. Quyền gửi đi liên quan đến người có thể chuyển bản ghi âm đến bên tiếp theo. Quyết định về tiền bản quyền liên quan đến người sẽ nhận khoản thu nhập phát sinh. Việc đặt các bước lên cùng một màn hình không trao cho một nhân viên quyền quyết định cả ba vấn đề.
Đó là công việc mà người phụ trách vận hành phát hành nội bộ cần làm: ghi lại quyết định cần có ở mỗi bước, xác định người có thể đưa ra quyết định đó và bảo đảm câu trả lời đến được với người tiếp theo trong quy trình. Việc bổ nhiệm một lãnh đạo sản phẩm khiến chức năng này trở nên rõ ràng ở cấp công ty. Với một hãng đĩa, ứng dụng trước mắt là đưa ra quy tắc rõ ràng để nhân viên có thể áp dụng cho đợt phát hành tiếp theo.
Quy tắc về phiên bản dẫn đến hệ quả tài chính
Mã ghi âm tiêu chuẩn quốc tế (ISRC) là một phép thử cụ thể. Bản master không thay đổi và những chỉnh sửa kỹ thuật đơn giản giữ nguyên ISRC hiện có; phiên bản đã lược bỏ nội dung, bản phối lại và phần diễn giải mới cần mã mới. Ngày phát hành không làm mới danh tính của bản ghi âm. Điều đó có nghĩa là hãng đĩa cần phân loại thay đổi về âm thanh trước khi điền mã vào trường dữ liệu.
Nếu người chuẩn bị đợt phát hành coi mỗi lần tải lên mới là một bản ghi âm mới, một chỉnh sửa kỹ thuật có thể bị gán thêm mã định danh không cần thiết. Nếu người đó coi mọi tệp có cùng tên là cùng một bản ghi âm, một phiên bản riêng biệt có thể kế thừa mã định danh mà nó không nên dùng. Trong cả hai trường hợp, sai sót vận hành bắt đầu trước khi gửi đi. Cách khắc phục là giao cho một vai trò trách nhiệm quyết định về phiên bản và yêu cầu người nhập dữ liệu tuân theo quyết định đó.
Một chính sách ngắn về phiên bản có thể bao quát những trường hợp thường gặp:
- Âm thanh không thay đổi hoặc chỉ được chỉnh sửa kỹ thuật đơn giản: kiểm tra hồ sơ bản ghi âm hiện có và giữ nguyên ISRC. Mã đi theo bản ghi âm chứ không theo ngày phát hành.
- Phiên bản đã lược bỏ nội dung, bản phối lại hoặc phần diễn giải mới: tạo hồ sơ riêng cho bản ghi âm và cấp ISRC mới. Những thay đổi này cần mã mới.
- Bất kỳ tệp nào đã sẵn sàng để gửi đi: xác nhận ai có quyền gửi tệp và ai sẽ nhận tiền bản quyền. Công việc về quyền được chuyển giao giữa licensing, repertoire và release operations.
Đây vừa là quyết định nhân sự vừa là quyết định về metadata. Hãng đĩa cần một người được chỉ định để phân loại thay đổi, một điểm phê duyệt riêng cho việc gửi đi và một quy trình giải quyết bất đồng trước khi bản ghi âm được chuyển tiếp.
Sơ đồ tổ chức công ty làm thay đổi việc bàn giao
Warner Music Group đã mua lại Zebralution Music từ Bookwire và giữ các đồng giám đốc điều hành của nhà phân phối này tại vị trí hiện tại. Nebula17 mở rộng đội ngũ tại US trong khi ký thỏa thuận phân phối toàn cầu với The Orchard. Một thương vụ mua lại và việc mở rộng đội ngũ làm thay đổi những công ty và nhân viên tham gia vào công việc phát hành. Tự thân những thay đổi đó không cho hãng đĩa biết cá nhân nào sẽ trả lời câu hỏi về phiên bản hoặc phê duyệt người nhận tiền bản quyền.
Phản ứng thiết thực là hỏi về quy trình ra quyết định tại điểm nhân viên hãng đĩa làm việc với nhân viên nhà phân phối. Ai giải quyết trường hợp tranh chấp mã định danh bản ghi âm? Ai có thể sửa hướng dẫn gửi đi? Ai xác nhận người nhận tiền bản quyền khi hồ sơ phát hành và hồ sơ quyền không khớp nhau? Việc xác định bản ghi âm, cho phép gửi đi và chỉ định người nhận tiền bản quyền là những khâu bàn giao riêng biệt. Mỗi khâu cần có người phụ trách đủ thẩm quyền đưa ra câu trả lời để đội ngũ tiếp theo làm theo.
Cần kiểm tra quy trình đó khi tài khoản đổi chủ hoặc một đội ngũ mới tham gia công việc. Tên công ty quen thuộc hay một lãnh đạo cấp cao tiếp tục tại vị không cho điều phối viên phát hành biết cần gửi yêu cầu chỉnh sửa cụ thể đến đâu. Điều phối viên cần biết vai trò chịu trách nhiệm và thời điểm phê duyệt của vai trò đó được đưa vào quy trình phát hành.
Giao cho vai trò này một nhiệm vụ có thể đo lường
Một hãng đĩa độc lập có thể kiểm tra quy trình bằng một bản ghi âm có cả bản master trước đó lẫn phiên bản đã thay đổi. Yêu cầu người phụ trách vận hành phát hành xác định tệp nào giữ ISRC hiện có, tệp nào cần mã mới, ai phê duyệt việc gửi đi và ai xác nhận người nhận tiền bản quyền. Nếu câu trả lời phụ thuộc vào nhiều người khác nhau, hãy ghi lại thứ tự cần có từng quyết định.
Sau đó, áp dụng cùng trình tự cho đợt phát hành tiếp theo. Kết quả hữu ích là một quyết định hoàn chỉnh về bản ghi âm mà đội ngũ gửi đi có thể thực hiện, chứ không chỉ là một trường thông tin đã được điền trên bảng điều khiển. Việc triển khai bộ lọc spam của Spotify cũng khiến hoạt động khám phá qua playlist bị xem xét kỹ lưỡng, trong khi các đội ngũ độc lập cần kết nối những thay đổi về độ tiếp cận với lượt nghe và thu nhập từ quyền. Việc đo lường đó phụ thuộc vào khả năng của nhân viên trong việc theo dõi bản ghi âm và quyền liên quan xuyên suốt quy trình. Việc đầu tiên là phân công người chịu trách nhiệm cho những quyết định giúp hành trình đó đáng tin cậy.
