一场巴西直播可能让相同的歌曲进入两套报表周期。Ecad依据独立网络节目的曲目单或录音处理报表，并按月分配版税；平台直播则依赖使用情况报告，并按季度处理。 实际的发行决策是在演出前确认所走的流程，然后指定负责人保存该流程所需的记录。
演出前选定流程
先确定观众将通过什么方式观看演出。对于独立网络节目，Ecad可以依据曲目单或录音处理。 这样，主办方就能围绕活动安排具体工作：准确记录演出曲目。只记录直播日期的宣传日历，没有为这项工作指定负责人。
平台直播则有不同的依赖条件。其版税处理依赖使用情况报告，并按季度进行。 曲目单仍可帮助团队了解演出内容，但在这套流程中，它不能取代平台使用情况报告。在确定发行时间窗口之前，先明确由谁取得报告，以及季度处理时由谁核查。负责活动的人和审核版税的人都需要在计划中记录同一套流程。
这种区别会改变演出当天怎样才算“完成”。对于独立节目，团队可以在活动进行时完成演出记录，也可以在事后根据录音完成。对于平台直播，团队还必须追踪之后提交的报告。若在发行电子表格中把两者都当作一项直播记录，就会掩盖两者的差别：一类是主办方能够留存的活动记录，另一类是通过平台流程提交的使用情况记录。
分别保存歌曲和录音记录
报表流程只是交接工作的一部分。Indonesia的WAMI流程区分了向发行商上传作品和获取词曲作者版税，并要求提供授权书和准确的作品记录。 Argentina的CAPIF流程要求录音权利人核查其代理授权，并申报每一份用于电台播放和公开播放的母带录音。 这些是不同的国家流程，但它们揭示了一条实用的发行规划原则：交付录音本身，并不能完成与之相关的所有权利记录。
对于直播，建立一份工作文件，让唱片公司能识别演出的歌曲以及其目录中的录音。独立节目流程所需的演出记录应附上曲目单或活动录音。将目录中的作品信息和录音所有权信息分别提供给负责相应权利的人员。这是内部交接，并不意味着巴西的一份表格就能涵盖所有权利。
分别记录也能让漏付版税更容易查明原因。发行商结算单记录其所涵盖活动的录音收入，不能作为歌曲权利收入的通用凭证。发行商的母带结算单无法证明德国流媒体播放所产生的歌曲权利收入是否已支付。 在此也采用同样的会计原则：比较结算单之前，先确认所核查的版税属于哪条流程。
把证据日期列入日历
对于每一种巴西直播流程，发行计划都应记录两个日期：演出日期，以及处理周期结束后的复核时间点。独立网络节目按月分配版税，平台直播则按季度处理。 在活动旁记录预计周期，避免团队把播出后立即没有收入误认为审计已经完成。
简明的工作交接可以涵盖以下事项：
- 活动前：标明节目采用独立网络流程还是平台流程，并指定负责报表记录的人员。
- 活动期间：为独立网络节目保存曲目单或录音，采用适用于该场演出的方式。两者都可以向Ecad提供该流程所需的演出信息。
- 活动结束后：如适用平台流程，取得平台使用情况报告，并在季度处理后将相关版税结果与报告进行核对。该流程依赖平台使用数据。
- 版税复核时：将活动、流程、支持记录和结果一并登记，以便追查遗漏项目属于哪次交接。
按这个顺序，团队在每个阶段都有明确的问题要核实。播出前，确认演出记录是否会保存。播出后，确认所需报告是否已送达版税审核人员。处理时，确认结果是否与演出记录或使用情况记录相符。与其在宣传期结束后就把直播视为已完成，不如进行这些核查。
根据流程安排工作
独立节目需要及时处理曲目单或录音，并按月复核。平台直播则需要指定使用情况报告负责人，并按季度复核。这就是巴西的两种报表流程及其处理周期。 在安排演出之前，把流程、记录负责人和复核周期写入发行简报。这样，在相关人员和记录仍与活动密切关联时，版税跟进工作就已经明确分派。
