BeatBread bổ nhiệm năm lãnh đạo trong lĩnh vực âm nhạc, công nghệ và tài chính để tư vấn cho ban lãnh đạo về chiến lược, sản phẩm và các ưu tiên thị trường. Đây là một hình thức bố trí nhân sự có phạm vi rõ ràng: đưa góc nhìn chuyên môn vào quá trình ra quyết định. Với một hãng đĩa độc lập, câu hỏi hữu ích là ai phụ trách công việc sau khi quyết định trở thành một đợt phát hành, bước thâm nhập thị trường hay giao dịch danh mục bản ghi.
Tách biệt tư vấn và thực thi
Cố vấn có thể giúp ban lãnh đạo chọn một ưu tiên. Hãng đĩa vẫn phải biến lựa chọn đó thành chỉ dẫn, hồ sơ và các bước kiểm tra mà một người cụ thể có thể hoàn tất. Nếu ưu tiên là một thị trường mới, thay đổi sản phẩm hoặc cách tiếp cận khác đối với doanh thu danh mục bản ghi, hãy giao cho một người nội bộ chịu trách nhiệm xác định việc gì cần làm, ai sẽ làm và kết quả nào được xem là hoàn tất. Nếu không, cuộc thảo luận chiến lược có thể kết thúc mà không thay đổi công việc gắn với bất kỳ bản ghi nào.
Chức danh tự nó không thể thay thế trách nhiệm đó. BMI thăng chức Shannon Sanders lên Phó chủ tịch phụ trách sáng tạo (AVP), Creative, tại Nashville. Chức danh này cho biết một chức năng sáng tạo và một văn phòng. Nó không cho hãng đĩa bên ngoài biết ai xử lý việc chuyển giao bản ghi gốc hay kiểm tra tiền bản quyền tác phẩm. Khi đọc tin bổ nhiệm, hãy xác định công ty đã bố trí nhân sự cho chức năng nào, sau đó giao những việc thuộc danh mục bản ghi của chính bạn cho những người cụ thể trong đội ngũ của mình.
Sự phân biệt này rất quan trọng khi một nhóm nhỏ giao nhiều việc cho một người. Người đó có thể đưa ra quyết định thương mại, duy trì dữ liệu bản ghi và theo dõi các khoản thanh toán. Hãng đĩa không nhất thiết phải tuyển ba người. Nhưng cần xác định rõ ba trách nhiệm, đồng thời dành thời gian và quyền truy cập để hoàn thành từng việc.
Giao người phụ trách từng kênh tiếp cận thị trường
Cuộc cải tổ dịch vụ hãng đĩa toàn cầu của HYBE phân biệt việc sử dụng bảng xếp hạng kỹ thuật số, phân phối vật lý và quảng bá tại Korea thành các nhiệm vụ riêng biệt với bằng chứng và cách hạch toán khác nhau. Một hãng đĩa độc lập có thể áp dụng cách phân biệt này khi giao việc cho nhân viên hoặc đối tác. Người rà soát hoạt động kỹ thuật số cần có bằng chứng sử dụng phù hợp. Người phụ trách phân phối vật lý cần hạch toán kênh đó. Người phụ trách quảng bá cần có bản tóm tắt chiến dịch và cách đánh giá công việc đã thực hiện. Giao cho cả ba cùng một chỉ dẫn chung chung như “phát triển thị trường” sẽ khiến việc xác định hoạt động nào tạo ra kết quả hoặc vấn đề phát sinh ở đâu trở nên khó khăn.
Hãy viết rõ nhiệm vụ trước khi đánh giá hiệu quả. Bản phân công nhân sự ngắn gọn có thể nêu rõ:
- Người ra quyết định: ai phê duyệt ưu tiên về thị trường hoặc danh mục bản ghi, cùng nguồn lực dành cho ưu tiên đó.
- Người thực thi: ai hướng dẫn nhà phân phối hoặc đối tác khác và thu thập bằng chứng cho thấy công việc đã được thực hiện.
- Người phụ trách quyền: ai duy trì hồ sơ đăng ký và thỏa thuận liên quan, đồng thời theo dõi các câu hỏi về thanh toán.
Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ. Ghi rõ từng nhiệm vụ giúp hãng đĩa nhận biết nhân viên đó có đủ tài liệu, thẩm quyền và thời gian cần thiết cho mỗi việc hay không. Việc này cũng giúp đối tác bên ngoài biết rõ cần liên hệ ai khi cần chỉnh sửa hoặc ra quyết định.
Ghi nhận thay đổi về quyền thành một nhiệm vụ cụ thể
Một giao dịch danh mục bản ghi cho thấy vì sao quyết định thương mại cần có người phụ trách vận hành. Khi bản ghi gốc tại Jamaica đổi hãng đĩa, chủ sở hữu hoặc bên được cấp phép độc quyền, JAMMS yêu cầu các nhà sản xuất là hội viên cung cấp tài liệu liên quan đến thỏa thuận và hồ sơ danh mục tác phẩm đã cập nhật. Thỏa thuận làm thay đổi bên nắm giữ quyền lợi liên quan, sau đó hồ sơ danh mục tác phẩm phải phản ánh thay đổi này. Hãng đĩa nào coi việc ký thỏa thuận là bước cuối cùng sẽ để khâu đăng ký không có người phụ trách.
Hãy giao cho một người thu thập tài liệu thỏa thuận, kiểm tra những bản ghi nào thuộc phạm vi thay đổi và sắp xếp cập nhật danh mục tác phẩm. Người đó cần xác nhận được khi nào việc cập nhật hoàn tất. Đây cũng là quyết định về nhân sự, chứ không chỉ là một đầu việc giấy tờ: người đàm phán có thể biết nội dung đã thỏa thuận, còn người quản lý danh mục bản ghi nắm hồ sơ cần thiết để thực hiện. Quy trình bàn giao phải kết nối được hai nhóm thông tin đó.
Dành một bước kiểm tra riêng cho tác phẩm âm nhạc
Hồ sơ bản ghi gốc chỉ là một phần của bức tranh doanh thu. Bảng kê bản ghi gốc của nhà phân phối không cho hãng đĩa biết liệu tiền bản quyền tác phẩm từ lượt phát trực tuyến tại Germany đã được thanh toán hay chưa. Vì vậy, giao cho ai đó việc rà soát thu nhập từ phân phối tự nó không đồng nghĩa với việc giao trách nhiệm cho phần tác phẩm âm nhạc.
Đối với tiền bản quyền phát trực tuyến tại Germany, tác phẩm cần được đăng ký với GEMA khi phát hành, kèm theo tất cả người sáng tác và International Standard Recording Code (ISRC) của bản ghi, sau đó kiểm tra các đợt phân phối hàng quý của GEMA. Câu hỏi thực tế về nhân sự là ai cung cấp thông tin người sáng tác và bản ghi, ai xác nhận việc đăng ký và ai rà soát khoản phân phối. Hãy đưa các việc này vào quy trình phát hành và giao cho một người cụ thể, kể cả khi người đó cũng rà soát bảng kê bản ghi gốc.
Quyết định mà một hãng đĩa độc lập có thể áp dụng ngay hôm nay là chọn một bản ghi và nêu rõ người chịu trách nhiệm cho từng kênh tạo ra doanh thu: hạch toán bản ghi gốc, hạch toán tác phẩm âm nhạc và mọi thay đổi về chủ thể nắm giữ quyền. Nếu một kênh chưa có người phụ trách, hãy giao người trước khi đợt phát hành hoặc giao dịch tiếp theo đến khâu hạch toán. Ý kiến tư vấn của lãnh đạo có thể định hình kế hoạch; những phân công này quyết định liệu kế hoạch có trở thành hồ sơ danh mục bản ghi hữu dụng và khoản thanh toán có thể kiểm tra hay không.
