Hội nghị Most Wanted: Music ở Berlin diễn ra trong tuần này, nhưng câu hỏi thực tế về nhạc sống còn kéo dài hơn bất kỳ hội nghị nào: ai nộp danh sách các bài hát được trình diễn trên sân khấu? Tại Đức, chỉ có giấy phép hòa nhạc thì chưa xác định được tác giả nào sẽ được trả tiền. GEMA cho biết sự kiện, hóa đơn, danh sách tiết mục và các tác phẩm đã đăng ký đều phải khớp với nhau thì khoản phân phối cho buổi biểu diễn mới có thể được tính.
Với một nhạc sĩ độc lập hoặc hãng thu âm, quy tắc thực hiện rất đơn giản: thu thập danh sách tiết mục tại buổi diễn, xác nhận rằng danh sách đã được gửi đến GEMA trong vòng sáu tuần, rồi đối chiếu khoản thanh toán sau đợt phân phối chính của năm tiếp theo. Báo cáo phát trực tuyến từ nhà phân phối là một hồ sơ riêng, nó không thể bổ sung cho danh sách tiết mục hòa nhạc còn thiếu.
Đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm về thời hạn sáu tuần
GEMA yêu cầu nộp danh sách tiết mục không muộn hơn sáu tuần sau buổi hòa nhạc, lễ hội hoặc sự kiện nhạc sống khác. Hướng dẫn My setlists của tổ chức này quy định đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm nộp, và có thể ủy quyền cho ban nhạc biểu diễn thực hiện qua một đường dẫn cổng thông tin. Việc ủy quyền rất hữu ích, nhưng nghệ sĩ vẫn nên lấy bằng chứng đã nộp.
Sự khác biệt đó rất quan trọng trong một chương trình có nhiều nghệ sĩ. Đơn vị quảng bá có thể đã trả phí giấy phép địa điểm nhưng không ai cung cấp danh mục tiết mục thực tế. GEMA cho biết họ sử dụng danh sách tiết mục để xác định các nhà soạn nhạc, người viết lời và nhà xuất bản cần nhận tiền biểu diễn trực tiếp. Biên nhận vé hoặc bản ghi hình buổi diễn có thể giúp dựng lại những gì đã diễn ra, nhưng không tài liệu nào trong số đó thay thế danh sách tiết mục mà GEMA yêu cầu đơn vị tổ chức nộp.
Đăng ký tác phẩm trước khi tìm cách đối chiếu buổi diễn
Danh sách tiết mục cần dẫn đến đúng tác phẩm, chứ không chỉ là tên bản ghi âm. Danh sách kiểm tra yêu cầu của GEMA yêu cầu ngày và giờ sự kiện, địa chỉ đơn vị tổ chức và địa điểm, nghệ sĩ biểu diễn, các tác phẩm được trình diễn, mã số tác phẩm hoặc phiên bản nếu biết, cùng tên nhà soạn nhạc. Hãy lưu một bản các thông tin này trong thư mục quyết toán tour khi những người nắm rõ thông tin vẫn còn liên lạc được.
Để được tính trong đợt phân phối biểu diễn trực tiếp hằng năm của GEMA, các tác phẩm được sử dụng trong một năm dương lịch thông thường cần được đăng ký hoặc chỉnh sửa trước ngày 31 January của năm tiếp theo. GEMA ghi ngày 31 March là hạn nộp báo cáo sử dụng nhạc trực tiếp của năm trước và ngày 1 June là thời điểm phân phối trực tiếp chính. Các hạn chót hằng năm này là mốc kế toán, chúng không thay thế trách nhiệm của đơn vị tổ chức phải nộp danh sách tiết mục trong vòng sáu tuần sau mỗi buổi diễn.
Một bước kiểm tra nội bộ hữu ích là so sánh tỷ lệ quyền của tác giả và nhà xuất bản trong tác phẩm với danh mục tiết mục dự kiến trước khi tour bắt đầu. Nếu một ca khúc có nhiều phiên bản, hãy xác định phiên bản được trình diễn. Bước hành chính nhỏ này giúp tổ chức quản lý quyền đối chiếu chính xác hơn và giúp hãng thu âm của bạn có hồ sơ để kiểm tra sau này. Báo cáo ở khâu bản ghi âm của InterSpace Distribution có thể được lưu cùng hồ sơ đó, nhưng yêu cầu quyền đối với tác phẩm vẫn phải được xử lý trong quy trình quyền phù hợp.
Chưa nhận được tiền: sử dụng thời hạn khiếu nại
Nếu bảng kê biểu diễn trực tiếp không có một buổi diễn, trước tiên hãy hỏi xem danh sách tiết mục và thông tin đăng ký tác phẩm đã được nhận chưa. GEMA hướng dẫn các thành viên gửi danh sách tiết mục còn thiếu qua My setlists, sau đó sử dụng quy trình khiếu nại với thông tin nhận diện sự kiện và danh mục tiết mục. Thời hạn mà tổ chức này nêu cho khiếu nại khoản tiền bản quyền biểu diễn trực tiếp còn thiếu là chín tháng sau ngày phân phối chính.
Các mốc ngày giúp việc kiểm tra trở nên cụ thể. Đợt phân phối chính ngày 1 June 2026 của GEMA cho hoạt động sử dụng trong năm 2025 có hạn khiếu nại là ngày 1 March 2027. Đừng xem đây là thời hạn chung cho mọi bảng kê trong tương lai; hãy ghi ngày phân phối thực tế và ngày khiếu nại áp dụng vào lịch khi nhận được bảng kê.
Đối với các buổi diễn ngoài nước Đức, thành viên GEMA có thể nộp danh sách tiết mục qua cùng cổng thông tin để chuyển tiếp đến các tổ chức chị em, còn tổ chức tại địa phương sẽ tự xử lý việc thu tiền và quy định của mình. Nguyên tắc rộng hơn cũng áp dụng ở nơi khác: báo cáo biểu diễn trực tiếp của Australia và danh sách tiết mục hòa nhạc của Brazil cho thấy vì sao tour cần có sổ theo dõi quyền bên cạnh sổ theo dõi vé. Hãy đưa bước nộp hồ sơ vào quy trình quyết toán của mỗi buổi diễn, rồi kiểm tra khoản nào đã thực sự được thanh toán.
