Phát hành kỹ thuật số không đảm bảo quyền sáng tác của bài hát được đăng ký kỹ thuật số tại Poland. ZAiKS, Polish Society of Authors, chuyển một số bài đồng sáng tác sang quy trình nộp hồ sơ bằng giấy ngay cả khi bản thu đã có trên các dịch vụ phát trực tuyến. Chi tiết quyết định là tình trạng quyền của đồng sáng tác, không phải đơn vị phân phối bản ghi âm gốc.
Điều này quan trọng với hãng đĩa gửi một sản phẩm hợp tác tại Poland lên Spotify, YouTube hoặc radio: bản thu có thể được phân phối trong khi tác phẩm âm nhạc vẫn chưa có lộ trình rõ ràng để vào hệ thống tiền bản quyền địa phương. ZAiKS cho biết tác phẩm phải được phổ biến trước, chẳng hạn qua buổi biểu diễn, bản thu đã phát hành hoặc chương trình phát sóng, rồi mới có thể đăng ký. Hướng dẫn đăng ký của tổ chức trình bày hai cách nộp hồ sơ.
Những bài đồng sáng tác nào có thể đăng ký trực tuyến?
Người viết có thể dùng zaiks.online cho phần nhạc hoặc lời của mình. Với sản phẩm hợp tác, ZAiKS cũng cho phép đăng ký trực tuyến khi người viết còn sống khác có thỏa thuận quản lý với ZAiKS và trước đó đã nộp ít nhất một tác phẩm bằng giấy. Đồng sáng tác thuộc một hội nước ngoài chỉ đủ điều kiện đăng ký trực tuyến nếu hội đó đã đăng ký tác phẩm này.
Điều kiện cuối cùng này rất dễ bị bỏ sót. Chỉ là thành viên của một hội nước ngoài không đồng nghĩa với việc tác phẩm tương ứng đã được đăng ký tại đó. Trước khi nộp hồ sơ, hãy hỏi từng cộng tác viên tên hội, danh tính người viết đã đăng ký và xác nhận rằng chính bài hát đó có trong cơ sở dữ liệu của hội. Ghi tỷ lệ chia tác phẩm đã thống nhất bên cạnh metadata phát hành để có thể đối chiếu tên và tỷ lệ phần trăm.
Ngoài ngoại lệ cụ thể dành cho hội nước ngoài đó, ZAiKS chuyển các tác phẩm được sáng tác cùng người chưa ký thỏa thuận quản lý tập thể của tổ chức sang quy trình truyền thống bằng giấy. Điều tương tự áp dụng cho tác phẩm phái sinh và chuyển thể, cũng như tác phẩm có đồng tác giả đã qua đời nhưng quyền vẫn được bảo hộ; trường hợp sau cần có văn bản đồng ý của những người thừa kế. Đây là các quy định đủ điều kiện đã công bố của ZAiKS, không phải phán quyết về việc bài hát có thể được phát hành thương mại hay không.
Tài khoản ngân hàng tại Poland làm thay đổi quy trình đăng ký
Quy trình tạo tài khoản trực tuyến mà ZAiKS mô tả sử dụng MojeID, một bước xác minh danh tính qua ngân hàng trực tuyến tại Poland. Hội cho biết chỉ người sáng tạo có tài khoản ngân hàng tại Poland mới dùng được cách này. Hội cũng yêu cầu người đăng ký theo quy trình này gửi qua bưu điện hai bản gốc có chữ ký của thỏa thuận quản lý tập thể trước khi nộp tác phẩm qua cổng trực tuyến.
Người viết không có tài khoản ngân hàng tại Poland cần bắt đầu theo cách khác: điền Personal Data Form bản giấy, xác minh danh tính tại công chứng viên hoặc chi nhánh ZAiKS, rồi nộp biểu mẫu cùng hai bản gốc có chữ ký của thỏa thuận. Sau khi ZAiKS nhập dữ liệu, người viết đó có thể tạo tài khoản trực tuyến mà không cần MojeID. Hội cung cấp địa chỉ tại Warsaw và thông tin liên hệ đăng ký trên cùng trang hướng dẫn.
Đây là hai điều kiện riêng biệt. Tài khoản được mở sau khi xác minh danh tính bằng giấy không khiến mọi bài đồng sáng tác đều đủ điều kiện đăng ký tác phẩm trực tuyến. Hãy kiểm tra quy định dành cho cộng tác viên của từng bài hát trước khi chọn kênh nộp hồ sơ.
Hãy để bản phân chia tỷ lệ làm được nhiều hơn là giải quyết tranh cãi
Với một buổi sáng tác có ba người viết, tài liệu hữu ích trước khi phát hành là bản phân chia tỷ lệ có chữ ký, ghi tên bài hát, tên pháp lý, tên ghi công, các hội và tỷ lệ phần trăm sáng tác. Sau đó xác nhận mỗi người viết đã đăng ký tác phẩm với hội của họ hay chưa. Nếu cộng tác viên không thể xác nhận, hãy dành thời gian cho quy trình giấy tờ của ZAiKS hoặc hỏi hội xem bên nào nên nộp hồ sơ. Hãy làm việc này trước khi nhận báo cáo khai thác đầu tiên tại Poland.
Có lý do đo lường được để xem đăng ký là một phần trong quy trình phát hành. Phân tích của chúng tôi về các báo cáo tài chính năm 2025 của ZAiKS cho thấy 205.4 triệu zloty tiền bản quyền đã được phân bổ nhưng chưa thanh toán vào cuối năm; con số này lấy từ báo cáo theo luật định của hội. Tổng số đó bao gồm nhiều vấn đề về giấy tờ và liên hệ, không chỉ riêng việc nộp hồ sơ bằng giấy. Metadata không khớp có thể làm vấn đề nghiêm trọng hơn.
ZAiKS quản lý quyền đối với tác phẩm âm nhạc, bao gồm biểu diễn công cộng, phát sóng và sử dụng trực tuyến, theo thỏa thuận quản lý tập thể. Đơn vị phân phối xử lý việc phân phối và hạch toán bản thu. InterSpace Distribution có thể giúp hiển thị thông tin ghi công bản thu và tỷ lệ chia của hãng đĩa, nhưng người viết hoặc đại diện nhà xuất bản của họ vẫn cần xác lập quyền đối với tác phẩm âm nhạc. Một danh sách kiểm tra phát hành nên theo dõi cả hai phần.
