Nền tảng miễn phí trên toàn quốc của Australia giúp nghệ sĩ lên kế hoạch lưu diễn và kết nối với các đài phát thanh cộng đồng. Nhờ đó, một đội ngũ độc lập có thể tìm những địa điểm để khảo sát. Trước khi chốt một địa điểm, đội ngũ cần đưa ra quyết định đặt lịch dựa trên ba hồ sơ riêng biệt: phản hồi tại thị trường đó, khoản thu dự kiến từ buổi diễn và giấy tờ giúp nhạc sĩ nhận tiền.
Bắt đầu từ thị trường, rồi đánh giá địa điểm
Bản đồ địa điểm trên toàn quốc của Australian Music Industry Network có thể rút ngắn thời gian tìm kiếm các điểm dừng tiềm năng. Ghi từng đầu mối địa điểm cùng thị trường mà nơi đó phục vụ, điều khoản buổi diễn dự kiến và phản hồi khán giả mà đội ngũ thực sự có thể xác định tại đó. Bản đồ cung cấp nơi để gửi yêu cầu tìm hiểu; bảng tính đặt lịch cung cấp lý do để chấp nhận lời mời.
Một bảng tính hữu ích bắt đầu bằng những câu hỏi mà nghệ sĩ hoặc quản lý có thể trả lời trước khi đồng ý ngày diễn. Địa điểm hoặc promoter đề nghị khoản thanh toán nào? Nghệ sĩ sẽ chịu những chi phí nào? Buổi diễn cần thu được bao nhiêu để trang trải các chi phí đó? Để ngỏ mọi mục chưa có câu trả lời cho đến khi lời mời hoặc ngân sách làm rõ. Khi đó, có thể đánh giá từng điểm dừng trên lộ trình, thay vì xem mọi địa điểm trong lịch trình dự kiến đều khả thi như nhau.
Phản hồi tại địa phương cần có trong bảng tính vì phạm vi tiếp cận và nhu cầu đo lường những điều khác nhau. Một đài phát thanh bên ngoài thị trường quê nhà của nghệ sĩ có thể giúp họ tiếp cận khán giả, nhưng cần theo dõi phản hồi theo từng thị trường trước khi dùng phạm vi tiếp cận của radio để thuyết phục nhà tài trợ lưu diễn. Ghi lại nơi thính giả phản hồi và họ làm gì sau khi nghe nhạc. Khi liên hệ địa điểm, hãy dùng dữ liệu phản hồi gắn với thị trường đó, thay vì một con số khán giả tổng hợp không giúp bên mua đánh giá được địa điểm cụ thể.
Tách hoạt động của khán giả khỏi thu nhập từ buổi diễn
Tương tác trực tiếp có thể bổ sung một hồ sơ khác. Skyjam cho phép người hâm mộ gửi yêu cầu bài hát và tiền tip trong lúc nghệ sĩ biểu diễn, đồng thời nghệ sĩ vẫn kiểm soát danh sách tiết mục. Yêu cầu bài hát cho đội ngũ biết người hâm mộ muốn nghe gì. Tiền tip ghi nhận một khoản thanh toán. Hãy ghi chúng ở hai dòng riêng: một mục có thể giúp định hình danh sách tiết mục hoặc nội dung tin nhắn sau buổi diễn, còn mục kia thuộc hồ sơ thu chi của buổi diễn.
Sự phân biệt này cũng giúp bảo vệ quyết định đặt lịch. Yêu cầu được gửi trong một buổi diễn là thông tin về khán giả của buổi đó. Tiền tip được trả tại buổi diễn đó là thu nhập từ sự kiện ấy. Không nên ghi nhận khoản nào như một khoản thu chắc chắn cho địa điểm diễn sau này. Khi xem xét việc quay lại biểu diễn, đội ngũ có thể đối chiếu yêu cầu bài hát, khoản thanh toán và các phản hồi khác tại địa phương với điều khoản dự kiến cho chính buổi diễn đó.
Quyền kiểm soát danh sách tiết mục của nghệ sĩ có ý nghĩa với phép tính này. Người hâm mộ có thể yêu cầu bài hát qua Skyjam, nhưng nghệ sĩ là người quyết định sẽ biểu diễn bài nào. Đội ngũ có thể dùng các yêu cầu để tìm hiểu bài hát nào thu hút tương tác mà không biến danh sách tiết mục đã hứa thành một phần của đề nghị thanh toán. Hãy lưu riêng đề nghị gửi địa điểm, yêu cầu của người hâm mộ và phần trình diễn thực tế.
Kiểm tra khả năng sinh lời của buổi diễn
Với mỗi điểm dừng dự kiến, hãy ghi khoản thanh toán được đề nghị cho buổi diễn, các chi phí nghệ sĩ dự kiến phải trả và số tiền còn lại sau khi trừ chi phí. Chỉ ghi tiền tip khi khoản đó đã được thanh toán. Nhờ vậy, đội ngũ có một nguyên tắc ra quyết định áp dụng được cho nhiều địa điểm: chấp nhận lời mời khi khoản thanh toán đã thỏa thuận và các khoản thu bổ sung thực tế đáp ứng mức tiền nghệ sĩ cần có sau khi tính các chi phí đã xác định.
Cấu trúc này cũng giúp hãng đĩa đánh giá mức hỗ trợ cho hoạt động biểu diễn trực tiếp của nghệ sĩ. Nếu hãng đĩa cân nhắc đóng góp, hãng nên nêu rõ khoản đóng góp đó chi trả cho chi phí nào và ghi riêng khoản này với thu nhập từ buổi diễn. Nhờ vậy, cả hai bên đều có thể thấy buổi diễn có tự đáp ứng bài kiểm tra thu chi hay không, và khoản đóng góp có phục vụ mục đích đã thống nhất hay không.
Khảo sát của AEG nêu chi tiết các khoản chi tiêu liên quan đến sự kiện trực tiếp. Bảng đặt lịch của nghệ sĩ cần góc nhìn hẹp hơn để quyết định một thỏa thuận: khoản thanh toán nào đến tay nghệ sĩ, nghệ sĩ trả những chi phí nào và khi nào từng khoản được xác định. Một thước đo chi tiêu tổng quát không thể điền vào dòng còn trống trong ngân sách của một buổi diễn cụ thể.
Đính kèm hồ sơ bài hát xuyên suốt buổi diễn
Quyết định tài chính chưa kết thúc công việc về quyền. Với một buổi diễn ở Đức, giấy phép sự kiện đã thanh toán, danh sách tiết mục đã nộp và các tác phẩm đã đăng ký đều có vai trò riêng trong việc chi trả cho nhạc sĩ. Hãy phân công trách nhiệm cho từng mục trong giấy tờ lưu diễn trước buổi diễn. Người kiểm tra điều khoản đặt lịch cần biết ai xử lý giấy phép sự kiện; người ghi chép buổi diễn cần biết cách nộp danh sách tiết mục; nhạc sĩ và đại diện của họ cần kiểm tra việc đăng ký các tác phẩm.
Yêu cầu bài hát từ người hâm mộ khiến việc ghi chép danh sách tiết mục cuối cùng càng cần thiết. Các bài hát được yêu cầu có thể khác với những bài thực sự được biểu diễn vì nghệ sĩ vẫn kiểm soát danh sách tiết mục của mình. Hãy nộp hồ sơ buổi diễn dựa trên những bài đã được trình diễn, rồi đối chiếu với các tác phẩm đã đăng ký. Chỉ có giấy phép sự kiện đã thanh toán thì chưa thể cho quy trình thu tiền biết những bài hát nào đã được biểu diễn.
Dùng một hồ sơ đặt lịch để lưu quyết định và kết quả:
- Địa điểm và thị trường, cùng phản hồi tại địa phương được dùng để hỗ trợ quyết định đặt lịch.
- Khoản thanh toán buổi diễn đã thỏa thuận, chi phí của nghệ sĩ, tiền tip đã nhận và số tiền còn lại sau khi trừ chi phí.
- Các bài hát thực sự được biểu diễn và người chịu trách nhiệm về danh sách tiết mục cùng hồ sơ tác phẩm.
Xem lại hồ sơ đó trước khi chấp nhận lời mời tiếp theo trong cùng thị trường. Hồ sơ giúp nghệ sĩ hoặc hãng đĩa độc lập so sánh cụ thể điều khoản dự kiến với khoản thu từ buổi diễn trước, đồng thời giữ hồ sơ của nhạc sĩ gắn với buổi biểu diễn đã tạo ra hồ sơ ấy.
