Los miembros de GEMA tienen tres meses después de cada pago para reclamar regalías de streaming faltantes en Alemania. Ese plazo convierte el pago trimestral en una fecha límite de trabajo para la administración del catálogo: el reclamo depende de información que el artista o el sello debería haber reunido cuando se lanzó la canción.
Separar la canción de la grabación
Una reproducción puede involucrar derechos tanto sobre una composición como sobre una grabación. Las regalías mecánicas compensan a los titulares de derechos de composición por reproducciones, descargas y streams bajo demanda elegibles, mediante una vía de recaudación separada de las regalías de grabación. Por lo tanto, un estado de ingresos por grabación no permite saber, por sí solo, si se pagó correctamente la parte de la composición. Trata los dos registros como respuestas a preguntas distintas, aunque se refieran al mismo tema.
Para un sello independiente, esta distinción cambia el primer paso al consultar sobre regalías. Identifica si el monto que se revisa corresponde a la grabación o a la composición antes de pedirle a alguien que lo investigue. Si el artista controla ambas, mantén los registros de ingresos lo bastante separados para detectar un pago faltante en cualquiera de las dos partes. Combinarlos en un solo total por tema puede facilitar la consulta del catálogo, pero le da menos información al administrador cuando falta un pago específico.
Preparar un registro de lanzamiento útil
Para las regalías de streaming en Alemania, la canción debe registrarse en GEMA para el momento del lanzamiento, con todos los compositores y el Código Internacional Normalizado para Grabaciones (ISRC) de la grabación. Estos campos vinculan la obra que se reclama, las personas acreditadas en ella y la grabación asociada. También le dan a quien revisa un pago un registro definido que puede cotejar con la distribución.
Prepara ese registro antes de la primera revisión trimestral. Guarda los detalles de la canción presentados y los créditos de composición junto al código de grabación en el archivo del catálogo. Si más adelante hay que revisar un crédito, el equipo puede comparar lo que pretendía registrar con lo que aparece en sus registros actuales. Una lista de verificación para cada lanzamiento resulta útil porque asigna el trabajo antes de que haya un pago en disputa. Tanto la persona que entrega la grabación como quien gestiona el registro de la canción deben saber qué parte les corresponde.
Esta también es una razón práctica para revisar el catálogo tema por tema. Un código de grabación ayuda a identificar la grabación; la información de los compositores identifica a las personas vinculadas a la canción. Una fila de una hoja de cálculo que solo contiene el título de un lanzamiento y una cifra de ingresos combinada no puede responder ambas preguntas. Añade los campos que permitan al administrador localizar el registro específico y el pago específico que se revisa.
Convertir cada pago en una auditoría
GEMA distribuye regalías trimestralmente, y los miembros tienen tres meses después de cada pago para reclamar las que falten. Incluye ambos eventos en el calendario administrativo. La fecha de distribución inicia la revisión; el plazo para reclamar marca el último momento para resolver una consulta sobre un pago faltante. Esperar a una revisión anual del catálogo puede hacer que una discrepancia trimestral pase inadvertida hasta que venza el plazo del miembro para reclamar.
La revisión puede ser acotada. Para cada canción que se espera en una distribución, compara el pago con el registro del lanzamiento y anota cualquier monto o entrada que requiera investigación. Asigna a una persona la decisión de presentar o no un reclamo y registra esa decisión mientras siga vigente el plazo de tres meses. Así, “revisar las regalías” se convierte en una tarea con una persona responsable, un documento y una fecha.
- Al momento del lanzamiento: registra la canción, a todos sus compositores y el ISRC de la grabación, siguiendo las pautas de registro de GEMA para las regalías de streaming en Alemania.
- Después de cada pago: compara la distribución trimestral de GEMA con el registro del catálogo y señala las regalías faltantes para su revisión.
- Antes de que pasen tres meses: decide si presentar un reclamo por regalías faltantes dentro del plazo para reclamar del miembro y conserva el registro de respaldo junto con esa decisión.
Dirigir la consulta al lugar correcto
Una consulta útil sobre regalías identifica la canción, el código de grabación, los compositores, el pago que se revisa y la entrada faltante. También especifica qué derecho está en cuestión. La vía de recaudación de regalías mecánicas para una composición es distinta de la vía de las regalías de grabación. Preguntar por un “pago de streaming” sin especificar más dificulta dirigir la consulta al registro que puede responderla.
Para planificar el catálogo, la decisión que se puede repetir es sencilla: no marques un pago de streaming en Alemania como revisado hasta que alguien haya cotejado el registro de la canción con la distribución de ese trimestre y haya decidido si hace falta reclamar. El plazo de tres meses para los miembros fija la fecha límite de esa decisión. El registro del lanzamiento contiene la información necesaria para actuar.
