Un stream allemand peut donner lieu à un paiement de master figurant sur le relevé d’un distributeur, alors que les royalties liées à la composition nécessitent un contrôle distinct. GEMA distribue les revenus liés aux compositions chaque trimestre, et ses membres disposent de trois mois après chaque distribution pour réclamer les royalties manquantes. Cette échéance doit figurer au calendrier de sortie, à côté des dates de livraison et de comptabilité.
Deux droits, deux contrôles
L’enregistrement et la composition sont deux droits distincts. Le décompte de master d’un distributeur consigne l’un d’eux, tandis que la distribution de GEMA consigne l’autre. Un label qui ne rapproche que le relevé du distributeur a vérifié les revenus de l’enregistrement, mais pas le rendement complet de la musique. La conséquence pratique est simple : une ligne de master payée ne permet pas de clore une demande concernant une ligne de composition impayée.
Ces deux contrôles nécessitent aussi des documents différents. Une chanson enregistrée auprès de GEMA doit indiquer chaque auteur-compositeur ainsi que l’International Standard Recording Code (ISRC) de l’enregistrement. Les informations sur les auteurs-compositeurs précisent qui doit figurer dans la réclamation liée à la composition. L’ISRC relie cette déclaration de l’œuvre à l’enregistrement écouté en streaming. Conservez ces renseignements avec le dossier de sortie afin que la personne chargée d’examiner une distribution trimestrielle puisse la comparer avec les éléments livrés et déclarés.
La déclaration est une tâche à effectuer lors de la sortie. La procédure de GEMA prévoit de déclarer chaque chanson au moment de sa sortie. Attendre qu’un paiement semble incorrect pour saisir l’œuvre complique le contrôle ultérieur : l’équipe doit d’abord établir si la chanson a été déclarée avec les auteurs requis et le code de l’enregistrement avant de pouvoir enquêter sur le montant manquant.
Le relevé trimestriel déclenche le compte à rebours
Organisez le contrôle autour de chaque distribution de GEMA, au lieu de traiter les royalties comme un nettoyage ponctuel du catalogue. Les membres peuvent signaler les royalties manquantes dans les trois mois suivant chaque distribution. Il faut donc consigner la date de distribution et l’échéance de réclamation correspondante. La date de sortie, à elle seule, n’indique pas à l’équipe la fin de cette période.
Une file de contrôle efficace suit quelques étapes simples :
- Déclarez la chanson à sa sortie en indiquant chaque auteur-compositeur et l’ISRC de l’enregistrement.
- Après chaque distribution trimestrielle de GEMA, comparez la ligne liée à la composition avec le dossier de sortie.
- Si des royalties manquent, soumettez une réclamation en tant que membre dans les trois mois suivant la distribution.
- Rapprochez séparément le relevé de master du distributeur.
Cette séquence rend le relais visible. Une personne doit tenir à jour la déclaration, une autre doit examiner la distribution et une autre doit agir avant la fin de la période de réclamation. Un paiement du distributeur doit déclencher une comparaison, et non laisser supposer que tous les droits liés à l’enregistrement ont été réglés.
Désignez un responsable pour chaque relais
L’entrée sur un marché se répartit déjà entre des fonctions auxquelles il faut attribuer des responsables nommément désignés. Il est conseillé aux labels indépendants de confier la mesure numérique, la distribution physique et la promotion à des personnes précises avant d’évaluer les résultats. L’administration des droits exige la même clarté lorsqu’une sortie arrive en Allemagne. La personne chargée de mesurer l’activité numérique peut repérer un écart, mais la réclamation dépend de la déclaration de l’œuvre et de la distribution de GEMA. Intégrez le dossier de déclaration, le contrôle trimestriel et l’échéance de réclamation à un processus dont une personne est responsable.
C’est important même si le label fait appel à un distributeur pour la livraison et la comptabilité des masters. Le relevé de master du distributeur et la distribution de GEMA liée aux compositions concernent des droits différents. Fournissez à chaque personne chargée du contrôle les documents nécessaires pour vérifier sa partie, puis précisez qui regroupe les résultats. Sinon, une sortie peut sembler entièrement comptabilisée dans un système alors qu’un élément reste en suspens dans l’autre.
Conservez les documents pour les décisions liées au catalogue
Cette distinction compte aussi lorsqu’un propriétaire évalue une offre d’achat de catalogue. Une offre peut être comparée aux revenus que le catalogue est susceptible de générer dans le cadre de ses accords actuels sur les droits et l’administration. Cette comparaison suppose de savoir clairement quels revenus ont été perçus et quelles démarches administratives restent à effectuer. Un relevé de master, à lui seul, ne donne pas une vue complète d’une chanson dont la distribution par GEMA doit encore être examinée.
L’entretien du catalogue influe sur ce calcul. Le streaming, l’entretien du catalogue et les licences contribuent tous à l’évaluation de sa valeur. Pour la part provenant du streaming allemand, l’entretien consiste à compléter les déclarations des chansons et à effectuer un contrôle après chaque distribution trimestrielle. Ces documents aident un propriétaire à distinguer une ligne payée d’une réclamation oubliée et à évaluer les revenus perçus dans le cadre de l’accord actuel.
Pour chaque sortie générant des revenus de streaming en Allemagne, consignez une règle opérationnelle : contrôlez la distribution de GEMA pendant sa période de réclamation de trois mois, indépendamment du relevé de master du distributeur. Elle donne au label une date à respecter, un droit à examiner et un responsable clairement désigné pour toute royalty manquante.
