Les membres de GEMA disposent de trois mois après chaque versement pour réclamer les redevances de streaming allemandes manquantes. Cette échéance fait du versement trimestriel un rendez-vous clé pour la gestion du catalogue : la réclamation dépend d’informations que l’artiste ou le label aurait dû réunir à la sortie du titre.
Distinguer le titre de l’enregistrement
Un même stream peut donner lieu à des droits sur une composition et sur un enregistrement. Les redevances mécaniques rémunèrent les titulaires de droits sur la composition pour les reproductions, les téléchargements et les streams à la demande éligibles, par une voie de collecte distincte de celle des redevances sur l’enregistrement. Un relevé de revenus liés à l’enregistrement ne permet donc pas, à lui seul, de savoir si la composition a été rémunérée correctement. Considérez ces deux relevés comme des réponses à des questions différentes, même s’ils concernent le même titre.
Pour un label indépendant, cette distinction change la première étape d’une demande concernant des redevances. Avant de demander à quelqu’un d’enquêter, déterminez si le montant examiné concerne l’enregistrement ou la composition. Si un artiste contrôle les deux, il doit conserver des relevés de revenus suffisamment distincts pour repérer un paiement manquant de chaque côté. Les réunir en un seul total par titre peut faciliter la consultation du catalogue, mais fournit moins d’éléments à la personne chargée de l’administration lorsqu’un paiement précis manque.
Constituer une fiche de sortie exploitable
Pour les redevances de streaming allemandes, le titre doit être déclaré auprès de GEMA au moment de sa sortie, avec tous les auteurs et l’International Standard Recording Code (ISRC) de l’enregistrement. Ces informations relient l’œuvre faisant l’objet de la réclamation, les personnes créditées et l’enregistrement associé. Elles permettent aussi à la personne qui examine un versement de vérifier un dossier précis par rapport à la répartition.
Constituez ce dossier avant le premier examen trimestriel. Conservez les informations du titre soumis et les crédits des auteurs avec le code de l’enregistrement dans le fichier du catalogue. Si un crédit doit être corrigé par la suite, l’équipe pourra comparer les informations qu’elle comptait déclarer avec celles de ses dossiers actuels. Une liste de contrôle à la sortie est utile, car elle attribue les tâches avant qu’un paiement ne soit contesté. La personne qui livre l’enregistrement et celle qui s’occupe de la déclaration du titre doivent savoir quelle partie relève de chacune.
C’est aussi une raison pratique d’examiner le catalogue titre par titre. Un code d’enregistrement aide à identifier l’enregistrement ; les informations sur les auteurs identifient les personnes associées au titre. Une ligne de tableur qui ne contient que le titre de sortie et un chiffre de revenus totalisé ne répond pas à ces deux questions. Ajoutez les champs qui permettent à la personne chargée de l’administration de retrouver la déclaration et le versement précis examinés.
Faire de chaque versement un audit
GEMA effectue des répartitions trimestrielles, et les membres disposent de trois mois après chaque versement pour réclamer les redevances manquantes. Inscrivez ces deux événements au calendrier de gestion. La date de répartition lance l’examen ; la date limite de réclamation indique jusqu’à quand résoudre toute demande liée à un paiement manquant. Attendre l’examen annuel du catalogue risque de laisser passer une anomalie trimestrielle jusqu’à l’expiration du délai de réclamation du membre.
L’examen peut rester ciblé. Pour chaque titre attendu dans une répartition, comparez le versement avec la fiche de sortie et notez tout montant ou toute ligne à vérifier. Désignez une personne chargée de décider s’il faut déposer une réclamation et consignez cette décision pendant la période de trois mois. La tâche « vérifier les redevances » devient ainsi une action avec un responsable, un document et une date.
- À la sortie : consignez la déclaration du titre, tous les auteurs et l’ISRC de l’enregistrement, en suivant les consignes de déclaration de GEMA pour les redevances de streaming allemandes.
- Après chaque versement : comparez la répartition trimestrielle de GEMA avec la fiche du catalogue et signalez les redevances manquantes pour examen.
- Avant l’expiration du délai de trois mois : décidez s’il faut déposer une réclamation pour redevances manquantes dans le délai de réclamation des membres, et conservez les pièces justificatives avec cette décision.
Adresser la demande au bon endroit
Une demande utile concernant des redevances précise le titre, le code de l’enregistrement, les auteurs, le versement examiné et la ligne manquante. Elle indique aussi le droit concerné. La voie de collecte des redevances mécaniques d’une composition est distincte de celle des redevances sur l’enregistrement. Parler d’un « paiement de streaming » sans autre précision complique l’orientation de la demande vers le dossier qui peut y répondre.
Pour planifier la gestion du catalogue, la règle à appliquer est simple : ne considérez pas un versement de streaming allemand comme vérifié tant qu’une personne n’a pas comparé la déclaration du titre avec la répartition du trimestre et décidé s’il faut déposer une réclamation. Le délai de trois mois accordé aux membres fixe l’échéance de cette décision. La fiche de sortie fournit les informations nécessaires pour agir.
