Promoters and venue developers identify a shortage of suitable venues as the main obstacle to expanding tours into new international markets. Vì vậy, sức chứa không chỉ là số lượng phòng diễn: nghệ sĩ cần một địa điểm có thể tổ chức buổi diễn và phục vụ nhóm khán giả dự kiến mua vé.
Khả năng sẵn có chỉ là bước sàng lọc đầu tiên
Một thị trường có thể cho thấy dấu hiệu nhu cầu nhưng không có ngày diễn khả thi tại địa điểm phù hợp. Điều đó làm thay đổi bài toán kinh tế trước khi vé được mở bán. Một phòng diễn lớn hơn có thể đòi hỏi mục tiêu bán vé mà nghệ sĩ không thể biện minh; phòng nhỏ hơn có thể giới hạn doanh thu dưới mức chi phí đưa buổi diễn ra thị trường. Một phòng có ngày trống vẫn có thể không đáp ứng yêu cầu sản xuất hoặc khán giả của sự kiện.
Với nghệ sĩ hoặc hãng đĩa độc lập, đơn vị phân tích hữu ích là một lựa chọn địa điểm đã được xác nhận, chứ không phải một thành phố trong lịch trình dự kiến. Hãy bắt đầu với phòng diễn, ngày diễn và sức chứa mà promoter thực sự có thể đề nghị. Sau đó lập ngân sách buổi diễn dựa trên lựa chọn đó. Hãy xem thị trường chưa có đề nghị phù hợp là một cơ hội cần phát triển, thay vì một điểm dừng đã xác nhận với khoản thu dự kiến có thể giúp tài trợ phần còn lại của tour.
Điều này xuất phát trực tiếp từ hạn chế mà promoters and venue developers describe for international growth. Mức độ quan tâm đến một thị trường tăng lên không tạo thêm phòng diễn phù hợp. Khi nguồn cung địa điểm khan hiếm, quyết định đặt lịch sẽ xác định có thể tiếp cận nhóm khán giả nào và doanh thu bán vé có thể đạt mức nào. Dự báo được lập trước quyết định đó sẽ đảo ngược trình tự kinh doanh.
Khả năng tiếp cận làm thay đổi trần doanh số
Mức độ phù hợp cũng liên quan đến khán giả. Một khảo sát tại UK cho thấy 94% người tham gia cho biết họ gặp thêm rủi ro tại các sự kiện trực tiếp và xác định khả năng tiếp cận thiếu nhất quán, cùng với mức chi tiêu tiềm năng hằng năm của khán giả ước tính là £402 million. Những phát hiện này đưa khả năng tiếp cận vào phép tính nhu cầu. Nếu người mua tiềm năng không thể xác định rằng họ có thể tham dự an toàn và sử dụng địa điểm, sự quan tâm đến nghệ sĩ chưa chắc chuyển thành việc mua vé.
£402 million là ước tính về mức chi tiêu tiềm năng của khán giả, không phải doanh thu mà một tour riêng lẻ có thể đưa vào ngân sách. Quyết định thực tế là xác định từng địa điểm dự kiến có thể cung cấp những gì trước khi đặt mục tiêu doanh số. Hãy yêu cầu promoter xác nhận thông tin tiếp cận mà người mua vé sẽ nhận được, những hỗ trợ địa điểm có thể cung cấp và ai sẽ trả lời thắc mắc trước sự kiện. Câu trả lời còn tùy thuộc vào một lần kiểm tra sau này nên được ghi vào hồ sơ lập kế hoạch, chứ không nên được dùng làm giả định về số vé bán ra.
Khả năng tiếp cận ảnh hưởng đến nhiều yếu tố hơn sức chứa được công bố của một phòng diễn. Con số sức chứa cho nghệ sĩ biết phòng có thể chứa bao nhiêu vé. Tự nó không cho biết khán giả mục tiêu có thể sử dụng địa điểm hay không, hoặc người mua có đủ thông tin để quyết định hay không. Khoảng cách này đáng quan tâm nhất khi ngân sách giả định rằng mọi cơ hội bán vé đều sẵn có như nhau. Những phát hiện của khảo sát về rủi ro và khả năng tiếp cận thiếu nhất quán là lý do để nghệ sĩ kiểm tra giả định đó tại từng địa điểm.
Thực hiện các bước kiểm tra trước khi nhận bảo đảm
Đề nghị biểu diễn trong tour thường gồm một ngày, một phòng diễn và một đề xuất tài chính. Trước khi chấp nhận đó là một điểm dừng khả thi, nghệ sĩ hoặc hãng đĩa có thể yêu cầu trả lời một số câu hỏi ngắn:
- Địa điểm được đề xuất có phù hợp với buổi diễn không, và ngày diễn đã được xác nhận chưa?
- Ngân sách sẽ dựa trên sức chứa bán vé nào cho sự kiện cụ thể này?
- Địa điểm có thể xác nhận những hỗ trợ tiếp cận nào, và người mua sẽ được thông báo ra sao?
- Những chi phí nào phụ thuộc vào phòng diễn được chọn, và cần bán bao nhiêu vé để trang trải các khoản đó?
- Ai chịu trách nhiệm giải quyết câu hỏi còn bỏ ngỏ về địa điểm hoặc khả năng tiếp cận trước khi mở bán vé?
Những bước kiểm tra này đưa hai hạn chế vào cùng một ngân sách. Tình trạng thiếu địa điểm phù hợp giới hạn nơi có thể tổ chức tour. Khả năng tiếp cận thiếu nhất quán có thể giới hạn số người tham dự sau khi đã chọn địa điểm. Không vấn đề nào được giải quyết bằng cách tăng một ước tính chung về mức độ quan tâm tại địa phương. Promoter và nghệ sĩ cần một phòng diễn cụ thể cùng một lộ trình đáng tin cậy để chuyển sự quan tâm của khán giả thành lượt tham dự.
Dùng phòng diễn để quyết định lộ trình
Với một nghệ sĩ đang phát triển, điều này có thể làm thay đổi thứ tự lập kế hoạch tour. Hãy so sánh các địa điểm đã được xác nhận trước khi xem các thành phố là điểm dừng cố định. Nếu một phòng diễn buộc phải đặt mục tiêu doanh số thiếu cơ sở, hãy tìm ngày diễn hoặc phòng khác trước khi cam kết với thị trường đó. Nếu thông tin tiếp cận vẫn chưa được làm rõ, hãy xử lý trước khi tính toàn bộ sức chứa được công bố của địa điểm vào kế hoạch doanh thu. Quy trình tương tự giúp hãng đĩa có cơ sở rõ ràng hơn để quyết định mức hỗ trợ phù hợp cho buổi diễn.
Quyết định rất cụ thể: định giá từng điểm dừng dựa trên một phòng diễn phù hợp đã được xác nhận và nhóm khán giả mà phòng có thể phục vụ. Khả năng sẵn có của địa điểm đặt ra một giới hạn cho việc mở rộng; khả năng tham dự của người mua đặt ra một giới hạn khác. Ngân sách tour chỉ hữu ích khi cả hai giới hạn đều được tính đến trong quyết định đặt lịch, trước khi chi tiêu khoản thu từ vé dự kiến.
