马来西亚录音即使已上线流媒体服务，也可能尚未进入当地录音权利索赔流程。 Public Performance Malaysia (PPM) 表示，会员必须取得适用于该征收年度的书面授权委托，并在其 Music Recording Database (MRD) 登记符合条件的录音。对厂牌而言，这些工作与向数字服务提供商 (DSP) 交付发行内容是分开的。
当目录易主、发行商只负责交付，或电台播放记录的曲名杂乱时，这一区别尤其重要。PPM 的分配规则说明，录音权利人必须先完成哪些事项，使用报告才能转为索赔。
款项发放前的两道门槛
PPM 为录音公司征收涉及公开表演、向公众传播、复制和录音商业出租的款项。马来西亚的知识产权办公室 MyIPO 列出，PPM 服务于录音公司，Music Authors’ Copyright Protection (MACP) 服务于词曲作者和出版商，Recording Performers Malaysia (RPM) 服务于录音表演者。因此，在 PPM 提出母带索赔，并不能取代作品或表演者索赔。
第一道门槛是授权。PPM 指南称，会员必须在同一年度的 31 December 前提供书面授权委托，才有资格领取该年度的版税。授权范围也仅限于会员实际拥有或控制的权利。若发行合同只授予交付和营销权，本身并不能证明提出 MRD 索赔所需的录音专有权；在把这项工作交给任何人之前，应先核对合同中关于征收的条款。
第二道门槛是识别。会员必须将其专有拥有或获许可的录音的元数据和数字内容上传至 MRD。PPM 会把由此生成的元数据和音频指纹发送给监测公司，用于匹配电台和电视播放。如果一首曲目出现在发行商的发行后台，却未录入 MRD，那么它在商店上架也不能替代 PPM 的登记步骤。
无法匹配播放记录时会怎样？
PPM 表示，在处理使用报告后，会编制未识别歌曲清单，并发送给符合资格的会员以识别录音。会员可以查看使用情况，但 PPM 可能驳回无效索赔，并对明显不当的索赔予以处罚。其规则还指出，逾期索赔以及 PPM 规定的逾期 MRD 登记将不予处理或支付。实际做法是在索赔窗口期内查看未识别清单，而不是等到年度报表寄达后才查看。
仅凭匹配的曲名无法解决权属争议。对于相互冲突的录音索赔，PPM 首选的证据是授予相关征收权的录音、转让或专有许可协议；录音内页或唱片标签副本也可作为索赔依据。音乐视频内页不足以证明录音索赔。PPM 会将有争议的权属款项暂时冻结，直至争议解决。
因此，国际标准录音编码 (ISRC)，也就是特定录音的识别码，应与权利文件一同保存。IFPI 的 ISRC 指南要求将录音的曲名、版本、艺人和时长与代码一并维护。该代码有助于识别资产，但 IFPI 表示，它本身并不能证明所有权。
在下一份报表出炉前准备好索赔档案
为每一首马来西亚母带建立一行记录，列出 ISRC、准确的录音及版本名称、权利人、专有许可的地区和期限、PPM 授权委托状态、MRD 状态，以及支持索赔的协议。将这行记录与已交付的 DSP 元数据进行比较。如果厂牌更换发行商，应在更新权利和征收记录的同时保留相同的录音识别码；新的交付合作方不会改变母带权属链。
词曲作者和表演者权利也应分别核查。我们的马来西亚三家征收机构指南说明了为何一次发行可能产生多项独立索赔，我们的 MACP 合作者指南则介绍作品权利方面不同的时间期限。这两者都不能弥补缺失的 PPM 母带登记。
对独立厂牌来说，向发行商提出的问题应当具体：谁负责核查 MRD 登记情况，谁持有 PPM 授权委托，发生曲目争议时谁能提供专有权利协议？透明的目录记录和版税报告能让答案接受核验。发行上线只是征收流程的起点。
