Back Row Music đã bổ sung các bộ phận quản lý nghệ sĩ và hãng thu âm vào hoạt động xuất bản của mình, cùng với ba đợt bổ nhiệm lãnh đạo. Eternal cũng đang bổ sung các hoạt động hãng thu âm, xuất bản và quản lý, đồng thời mở rộng đội ngũ quản lý. Với một nghệ sĩ độc lập đang cân nhắc hợp tác với công ty cung cấp cả ba dịch vụ, câu hỏi thực tế là ai sẽ đưa ra từng quyết định khi công việc bắt đầu.
Ba chức năng cần ba người phụ trách
Một gói dịch vụ kết hợp có thể gộp nhiều cuộc trao đổi dưới tên một công ty. Điều đó không có nghĩa các công việc có thể thay thế cho nhau. Chủ tịch Rimas Publishing, Carlos Souffront, mô tả công việc xuất bản là quản lý quyền và thu tiền bản quyền, đồng thời giúp các nhà sáng tạo độc lập đánh giá cơ hội nghề nghiệp. Hoạt động của hãng thu âm có nhiệm vụ khác với hoạt động xuất bản, trong khi bộ phận quản lý phải phối hợp các quyết định trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của nhà sáng tạo. Khi các chức năng này được đặt chung, nghệ sĩ độc lập cần biết ai chịu trách nhiệm cho từng việc.
Hãy bắt đầu bằng phạm vi công việc được đề xuất, rồi ghi tên người phụ trách bên cạnh từng quyết định lặp lại. Ai xử lý câu hỏi về quyền xuất bản? Ai xác định thứ tự ưu tiên phát hành của hãng thu âm? Ai trình cơ hội nghề nghiệp để nghệ sĩ độc lập phê duyệt? Đây là những câu hỏi cần đặt ra với công ty trước khi giao việc. Chúng biến lời hứa về dịch vụ phối hợp thành một tập hợp trách nhiệm mà cả nhóm có thể theo dõi.
Sự phân định này quan trọng nhất khi một lựa chọn ảnh hưởng đến chức năng khác. Ngày phát hành được đề xuất có thể định hình công việc của hãng thu âm và lịch trình của người quản lý. Cơ hội xuất bản có thể đòi hỏi nhà sáng tạo cân nhắc một lựa chọn nghề nghiệp rộng hơn. Nhóm cần biết ai trình bày các phương án, ai kiểm tra tình trạng quyền và ai có thẩm quyền phê duyệt quyết định cuối cùng. Một đầu mối liên hệ duy nhất có thể điều phối quy trình đó, nhưng các trách nhiệm chính vẫn cần có người phụ trách.
Các đợt bổ nhiệm cho thấy nơi đặt khâu phối hợp
Peermusic đã mua lại nhà xuất bản độc lập của Australia, 120 Publishing, và bổ nhiệm Karen Hamilton lãnh đạo Peermusic Australia. Hamilton từng là tổng giám đốc của 120 Publishing và được bổ nhiệm làm giám đốc điều hành khu vực Australasia. Việc bổ nhiệm đưa một lãnh đạo trước đây của doanh nghiệp được mua lại lên điều hành hoạt động trong khu vực. Với công ty làm việc cùng đơn vị này, câu hỏi tiếp theo hữu ích về mặt vận hành là: nhóm khu vực có thể tự quyết những việc nào, và việc nào cần một cấp khác phê duyệt?
Đây là vấn đề nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến dịch vụ. Công ty có thể chỉ định một lãnh đạo cấp cao trong khu vực, trong khi yêu cầu hằng ngày vẫn được chuyển qua những người khác nhau. Nghệ sĩ độc lập nên hỏi ai tiếp nhận yêu cầu, ai quyết định và cần liên hệ theo cách nào để xử lý khi bị chậm trễ. Câu trả lời giúp gắn thông báo bổ nhiệm lãnh đạo với công việc thực tế của danh mục bản quyền.
Too Lost bổ nhiệm James Rosenstock, cựu giám đốc phát triển doanh nghiệp tại Sony Entertainment với hơn 25 năm kinh nghiệm, làm giám đốc tài chính. Chức danh này xác định vai trò lãnh đạo tài chính. Nhưng chỉ riêng chức danh không cho hãng thu âm biết ai trả lời câu hỏi về sao kê hoặc ai phê duyệt việc điều chỉnh khoản thanh toán. Nghệ sĩ độc lập vẫn cần kiểm tra như cũ: kết nối chức năng cấp cao với một đầu mối vận hành cụ thể và quy trình ra quyết định có thể sử dụng.
Lập sơ đồ công việc trước khi kết hợp
Nhà sáng lập Artist Growth, Matt Urmy, mô tả một nền tảng giúp các nhóm âm nhạc độc lập quản lý hoạt động và sử dụng dữ liệu. Những nhiệm vụ đó là điểm khởi đầu hữu ích cho một nhóm kết hợp các chức năng hãng thu âm, xuất bản và quản lý. Trước khi công việc được chuyển giữa các bộ phận, nhóm có thể ghi lại yêu cầu, người phụ trách, thông tin cần thiết và quyết định kết thúc quy trình.
Với một danh mục bản quyền độc lập, sơ đồ trách nhiệm ngắn gọn có thể bao quát các khâu bàn giao thường xuyên:
- Xuất bản: Ghi tên người tiếp nhận câu hỏi về quyền và tiền bản quyền, đồng thời xác định ai xem xét câu trả lời thay mặt chủ sở hữu danh mục.
- Hãng thu âm: Ghi tên người đề xuất công việc phát hành, theo dõi tiến độ và trình các quyết định chi tiêu để phê duyệt.
- Quản lý: Ghi tên người cân nhắc cơ hội trong tương quan với lịch trình chung và lưu lại quyết định của nhà sáng tạo.
- Tài chính và vận hành: Ghi tên những đầu mối giải thích số liệu, chuyển tiếp yêu cầu điều chỉnh và lưu hồ sơ các yêu cầu còn mở.
Đây là sơ đồ nhân sự, không phải giả định rằng mọi nhà cung cấp đều thực hiện tất cả các nhiệm vụ. Sơ đồ này cũng phù hợp với một nhóm độc lập nhỏ sử dụng đối tác bên ngoài. Một người có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm; sơ đồ vẫn làm rõ người đó đang thực hiện vai trò nào khi nhận được một quyết định cần xử lý hoặc một câu hỏi.
Đánh giá khâu bàn giao, không phải số lượng nhân sự
Ba đợt bổ nhiệm lãnh đạo của Back Row Music diễn ra cùng lúc công ty mở rộng sang lĩnh vực ngoài xuất bản. Eternal cũng mở rộng đội ngũ quản lý trong đợt mở rộng này. Những thay đổi về nhân sự đó cho thấy việc bổ sung chức năng kéo theo công việc lãnh đạo và phối hợp. Chủ sở hữu danh mục bản quyền có thể đánh giá kết quả bằng một phép thử bàn giao đơn giản: gửi một câu hỏi thực tế, có phạm vi rõ ràng, rồi xem nhóm có xác định được người ra quyết định, thông tin cần thiết và bước tiếp theo hay không.
Chẳng hạn, hãy hỏi công ty sẽ xử lý thế nào một cơ hội được đề xuất có liên quan đến xuất bản, kế hoạch của hãng thu âm và lịch trình của nhà sáng tạo. Câu trả lời hữu ích cần nêu rõ ai kiểm tra từng phần và ai gửi lại đề xuất để phê duyệt. Hãy lưu quy trình đó cùng hồ sơ công việc của danh mục bản quyền. Khi cơ hội tiếp theo hoặc câu hỏi về tiền bản quyền xuất hiện, nghệ sĩ độc lập có thể gửi yêu cầu đến đúng người và theo dõi tình trạng quyết định.
