Tại Morocco, International Standard Recording Code (ISRC) xác định một bản ghi âm, trong khi BMDAV lưu hồ sơ riêng cho tác phẩm, người biểu diễn và nhà sản xuất bản ghi âm. Sự phân biệt này làm thay đổi giấy tờ cần có cho một bản phát hành độc lập: xác định bản ghi âm là một việc; xác lập ai có thể yêu cầu tiền từ từng quyền là việc khác.
Xác định bản ghi âm, rồi xác định yêu cầu quyền
ISRC hữu ích vì nó trỏ đến một bản ghi âm. Các hồ sơ riêng của BMDAV cho tác phẩm, người biểu diễn và nhà sản xuất bản ghi âm cho thấy vì sao mã này không thể thay thế thông tin về những người và quyền liên quan. Một nghệ sĩ sáng tác, biểu diễn và phát hành một ca khúc có thể đảm nhận nhiều vai trò, nhưng từng vai trò vẫn cần được ghi nhận tại nơi tương ứng với từng yêu cầu quyền. Hãng đĩa kiểm tra danh mục của mình cũng nên phân biệt như vậy trước khi xem hồ sơ bản ghi âm đã hoàn tất là giấy tờ quyền đã hoàn tất.
Đây là cách thực tế để rà soát hồ sơ phát hành. Bắt đầu với mã định danh bản ghi âm. Sau đó kiểm tra thông tin tác phẩm, người biểu diễn và nhà sản xuất trong các mục riêng biệt. Ba hồ sơ quyền tại Morocco đưa ra một phép thử rõ ràng: nếu hồ sơ xác định được bản ghi âm nhưng không thể cho biết ai được ghi nhận cho từng quyền, thì mã định danh mới chỉ giải đáp được một phần câu hỏi.
Nghệ sĩ tự phát hành có thể có hai yêu cầu tiền bản quyền phát thanh
Một lần phát trên đài phát thanh Đức có thể tạo ra các yêu cầu riêng của GVL dành cho người biểu diễn và nhà sản xuất bản ghi âm, và GVL sử dụng các cổng khác nhau để đăng ký những quyền đó. Với nghệ sĩ tự phát hành đồng thời đảm nhận cả hai vai trò, câu hỏi hữu ích không chỉ là ca khúc đã được phát hay chưa. Cần xem cả hai vai trò đã được đăng ký qua đúng quy trình tương ứng hay chưa. Nộp hồ sơ với tư cách này không ghi nhận tư cách còn lại.
Sự phân biệt này cũng giúp việc rà soát phát thanh tập trung hơn. Tiền bản quyền phát thanh của GVL và thu nhập từ streaming đi theo các quy trình khác nhau. Vì vậy, khi so sánh lượt phát thanh với sao kê streaming, nghệ sĩ nên kiểm tra yêu cầu quyền phù hợp thay vì mong một hồ sơ thanh toán giải thích cả hai hình thức sử dụng. Với hoạt động từ những năm trước, thời hạn cũng rất quan trọng: hạn chót kiểm tra các yêu cầu của người biểu diễn cho năm 2023 là 31 December 2026. Khi rà soát danh mục phát hiện vai trò người biểu diễn chưa được đăng ký, nghệ sĩ sẽ biết bước tiếp theo cần làm và có ngày cụ thể cho năm yêu cầu đó.
Có thể thực hiện việc rà soát này theo từng bản phát hành. Liệt kê vai trò của mỗi người bên cạnh bản ghi âm, rồi kiểm tra quy trình đăng ký cho vai trò đó. Nếu nghệ sĩ cũng là nhà sản xuất bản ghi âm, hãy ghi riêng yêu cầu của người biểu diễn và nhà sản xuất. Mục đích là tìm ra hồ sơ còn thiếu khi vẫn còn quyền để yêu cầu, thay vì cho rằng một tên nghệ sĩ trên bản phát hành đã bao quát cả hai tư cách.
Phần chia của nhạc sĩ sáng tác có thời hạn riêng
Yêu cầu quyền ở phía bản ghi âm chỉ là một phần của hồ sơ. MACP của Malaysia giữ phần tiền bản quyền dành cho nhạc sĩ đồng sáng tác không phải hội viên đã được xác định trong tối đa ba năm. Điều đó tạo ra khoảng thời gian để một nhạc sĩ được nêu tên có thể yêu cầu phần chia đã xác định. Ngược lại, một ca khúc chưa được xác định có thể quay lại quỹ chung ở kỳ phân phối tiếp theo. Điểm khác biệt nằm ở việc có thể xác định tác phẩm và người yêu cầu quyền hay không, chứ không chỉ ở việc có tồn tại bản ghi âm hay không.
Với một tác phẩm đồng sáng tác, trình tự thực tế là đăng ký tác phẩm, xác minh tỷ lệ chia và đảm bảo có thể xác định từng nhạc sĩ sáng tác. Những bước này quyết định cách một nhạc sĩ Malaysia yêu cầu phần chia mà MACP đang giữ. Nhạc sĩ biết ca khúc nhưng chưa kiểm tra tỷ lệ chia đã đăng ký nên làm việc đó trước khi dựa vào thời hạn ba năm. Một tác phẩm chưa được xác định có mốc phân phối khác và có thể đến sớm hơn.
Hai thời hạn này cũng ảnh hưởng đến cách nghệ sĩ ưu tiên xử lý hồ sơ tồn đọng. Phần chia của nhạc sĩ đồng sáng tác đã được xác định nhưng chưa yêu cầu có thời hạn lưu giữ cụ thể; ca khúc chưa được xác định có thể được phân phối ở kỳ tiếp theo. MACP áp dụng cách xử lý khác nhau này tại Malaysia. Việc xác định tác phẩm và kiểm tra tỷ lệ chia nên nằm gần đầu danh sách rà soát danh mục, bên cạnh việc đăng ký người biểu diễn và nhà sản xuất.
Hồ sơ danh mục cần trả lời bốn câu hỏi
Một hồ sơ quyền có thể sử dụng được cần giúp nghệ sĩ hoặc hãng đĩa kiểm tra từng yêu cầu mà không phải suy đoán từ mã bản ghi âm hay thông tin ghi công trên bản phát hành:
- ISRC xác định bản ghi âm nào? Mã này xác định bản ghi âm trong khuôn khổ quyền tại Morocco.
- Ai được ghi nhận cho các vai trò sáng tác, biểu diễn và sản xuất? BMDAV lưu riêng các hồ sơ đó.
- Yêu cầu quyền của người biểu diễn và nhà sản xuất bản ghi âm đã được nộp ở đâu? Các yêu cầu tiền bản quyền phát thanh tại Đức của GVL cần đăng ký riêng cho những vai trò đó.
- Có thể xác định các nhạc sĩ đồng sáng tác và tỷ lệ chia của họ không? Cách MACP xử lý phần chia của một người không phải hội viên đã được xác định khác với cách xử lý một ca khúc chưa được xác định.
Trong lần kiểm tra danh mục tiếp theo, hãy chọn một bản phát hành và trả lời cả bốn câu hỏi dựa trên giấy tờ của bản phát hành đó. Nếu hồ sơ chỉ có ISRC, hãy bổ sung thông tin còn thiếu về vai trò và tác phẩm. Nếu hồ sơ có yêu cầu của người biểu diễn cho lượt phát thanh tại Đức trong năm 2023, hãy kiểm tra theo hạn chót 31 December 2026. Nếu có nhạc sĩ đồng sáng tác tại Malaysia, hãy xác minh tác phẩm và tỷ lệ chia đã đăng ký trước khi thời hạn phân phối liên quan kết thúc.
