Un concert en Allemagne a besoin de plus qu’une licence d’événement payée pour générer une trace de redevances exploitable. Le processus de redevances live de GEMA dépend aussi d’une setlist déposée et d’œuvres enregistrées, les documents du concert doivent donc identifier à la fois l’événement et les morceaux interprétés.
La licence et la setlist répondent à des questions différentes
Une licence d’événement payée est l’une des conditions pour percevoir des redevances live en Allemagne. Elle établit que l’événement a satisfait à une exigence de licence. La setlist fournit une autre information : les œuvres interprétées. Un artiste ou un label qui examine le décompte d’un concert doit donc rechercher deux documents distincts : la preuve de la licence de l’événement et le dépôt de la setlist. L’un ne peut pas remplacer l’autre.
GEMA impose un délai de six semaines pour déposer la setlist. La date du concert devient ainsi un point de départ administratif, et pas seulement une ligne dans le compte rendu de tournée. Si une équipe attend l’examen des revenus de redevances pour vérifier si quelqu’un a déposé les morceaux, elle s’en occupe après la période prévue pour ce dépôt.
Ajoutez la vérification de la setlist à celle du décompte après chaque concert. Notez la date de la prestation, les œuvres jouées et le statut du dépôt de la setlist. Conservez la preuve du dépôt avec les documents de l’événement. La personne chargée d’examiner les redevances pourra ainsi relier une prestation à un dépôt, au lieu de demander plus tard à l’artiste de reconstituer l’ordre des morceaux.
Un titre de chanson doit correspondre à une œuvre
La setlist identifie les chansons interprétées, tandis que l’enregistrement des œuvres constitue une autre condition du processus allemand de redevances live. C’est là que les documents d’écriture deviennent des documents de paiement. Un titre sur une setlist n’est utile que si l’œuvre correspondante peut être associée aux personnes et aux informations d’édition qui déterminent ses droits.
Pour une coécriture, les auteurs-compositeurs doivent conserver la liste des contributeurs, les parts convenues, les paroles à jour, un enregistrement de référence et les informations d’édition. Ces documents remplissent des fonctions différentes. La liste des contributeurs et les parts convenues attestent de la participation de chacun à la composition. Les paroles et l’enregistrement aident à identifier l’œuvre concernée. Les informations d’édition fournissent les éléments nécessaires à la gestion de ses droits.
Complétez ce dossier pendant que les auteurs peuvent encore le vérifier ensemble. Avant qu’une œuvre figure sur une setlist de concert, comparez son titre et les informations relatives à son écriture avec le dossier utilisé pour son enregistrement. Si une chanson compte plusieurs auteurs, la personne chargée du concert doit savoir quelle version convenue des parts et des informations d’édition l’équipe utilise. L’entrée de la setlist devient ainsi une revendication de droits traçable.
Cette distinction concerne les labels autant que les auteurs. Un label peut détenir ou distribuer un enregistrement, tandis que la setlist d’un concert porte sur les compositions interprétées. La répartition indonésienne des redevances pour l’utilisation publique, à hauteur de 50/25/25, porte sur des droits distincts liés à l’enregistrement, à la composition et à l’interprète, et ne correspond pas à un tarif Spotify par écoute. La leçon pratique s’applique à ces différents usages : identifiez le droit rémunéré avant de considérer un chiffre de redevances ou un document comme une réponse à la revendication d’un autre droit.
Appliquez les deux délais à des tâches différentes
Le processus live de GEMA prévoit un délai de six semaines pour déposer la setlist, un calendrier annuel de répartition et un délai de réclamation de neuf mois. Ces trois échéances correspondent à des étapes différentes du parcours des redevances. Le délai de six semaines régit la tâche immédiate de dépôt. Le calendrier de répartition indique au titulaire de droits quand vérifier le versement. Le délai de réclamation définit la période pendant laquelle relancer le dossier si une redevance attendue nécessite un suivi.
N’attendez pas la date annuelle de répartition pour constituer le dossier du concert. À ce stade, la question utile est de savoir si la setlist et les documents relatifs aux œuvres correspondent déjà à la prestation. Le délai de réclamation est plus utile si l’équipe peut nommer l’événement, montrer ce qui a été déposé et identifier les œuvres enregistrées dont elle attend le paiement.
Un dossier concis après le concert peut regrouper les vérifications nécessaires :
- Événement : Conservez la date de la prestation et les documents prouvant que la licence de l’événement a été payée.
- Prestation : Conservez la liste des morceaux joués et confirmez que la setlist a été déposée dans les six semaines.
- Œuvres : Vérifiez les enregistrements par rapport aux contributeurs, aux parts convenues et aux informations d’édition conservés pour chaque composition.
- Suivi : Consultez la répartition annuelle et le délai de réclamation de neuf mois à l’aide du dossier du concert.
Intégrez la clôture administrative au décompte
Le décompte d’une tournée peut confirmer ce qui s’est passé lors d’un concert sans compléter le dossier de redevances. Ajoutez au contrôle du décompte le statut du dépôt de la setlist et la vérification de l’enregistrement des œuvres, puis attribuez toute tâche manquante tant que les détails de la prestation sont disponibles. Un auteur qui examinera ses revenus plus tard pourra utiliser le même dossier pour distinguer un document d’événement manquant d’un dossier d’œuvre à compléter.
La marche à suivre est simple : pour chaque concert en Allemagne, ne clôturez le dossier que lorsque la licence, la setlist et les œuvres enregistrées sont toutes traçables. Le délai de dépôt de six semaines rend cette vérification urgente ; les dates ultérieures de répartition et de réclamation rendent le dossier conservé utile au moment d’examiner le paiement.
