Các địa điểm hòa nhạc độc lập phải xoay xở với một hỗn hợp thanh toán phức tạp: tiền đảm bảo cho nghệ sĩ, tỷ lệ phần trăm doanh thu vé, chia sẻ doanh thu quầy bar, tiền đặt cọc, số dư cuối cùng và hóa đơn từ nhà quảng bá, đội sản xuất, DJ và nhà cung cấp bên ngoài. Ngày càng có nhiều nền tảng phần mềm được xây dựng chuyên biệt giúp các nhà vận hành quản lý những quy trình tài chính đó, thường bằng cách kết nối việc đặt chỗ, quyết toán và tuân thủ trong một hệ thống duy nhất.
Dưới đây là tám nền tảng giải quyết các khía cạnh khác nhau trong vòng đời thanh toán dành cho các nhà tổ chức nhạc sống.
Cleo Pay
Cleo Pay là một nền tảng quản lý khoản phải trả được xây dựng cho các doanh nghiệp dịch vụ khách sạn, địa điểm nhạc sống và nhà tổ chức sự kiện. Các địa điểm có thể mời nghệ sĩ, DJ, nhà quảng bá, nhà thầu và nhà cung cấp gửi thông tin thanh toán và thuế qua một cổng thông tin chuyên dụng.
Nền tảng thu thập biểu mẫu W-9 trong quá trình tiếp nhận, chấp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp, hỗ trợ quy trình phê duyệt nội bộ và gửi thanh toán qua ACH (Automated Clearing House). Nó cũng theo dõi các khoản thanh toán trong suốt năm và chuẩn bị thông tin 1099, giữ cho việc tiếp nhận nhà cung cấp, xử lý thanh toán và hồ sơ thuế ở cùng một nơi. Các đơn vị vận hành nhiều địa điểm có thể duy trì lịch sử nhà cung cấp và thanh toán riêng biệt cho từng địa điểm trong khi giám sát chúng qua một tài khoản duy nhất.
BeatGig
BeatGig kết hợp khám phá nghệ sĩ, đặt chỗ, lên lịch, ký hợp đồng và thanh toán trong một hệ điều hành tập trung vào giải trí. Sản phẩm dành cho địa điểm của họ được thiết kế cho các doanh nghiệp thường xuyên đặt chỗ cho nhạc sĩ và các nghệ sĩ biểu diễn khác tại một hoặc nhiều địa điểm.
BeatGig tổng hợp hoạt động của nghệ sĩ thành các hóa đơn chi tiết, xử lý thanh toán cho nghệ sĩ, và tự động hóa báo cáo 1099. Các địa điểm cũng có thể kết nối thông tin điểm bán hàng và dữ liệu biểu diễn khác với chương trình giải trí của họ, cung cấp cho đội ngũ đặt chỗ và kế toán một hồ sơ chung về mỗi buổi diễn.
Muzeek
Muzeek là một nền tảng quản lý nhạc sống được sử dụng bởi nghệ sĩ, địa điểm, nhà quảng bá, đại lý, lễ hội và công ty lưu diễn. Các công cụ tài chính của nó bắt đầu từ chính việc đặt chỗ: khi một buổi diễn được xác nhận, nền tảng có thể tự động tạo ra bản quyết toán và hóa đơn tương ứng.
Người dùng có thể thu tiền đặt cọc, gửi thanh toán, nhận tiền và chia sẻ liên kết thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng hoặc hơn 35 phương thức thanh toán kỹ thuật số được hỗ trợ bởi Stripe. Muzeek cũng có thể tính toán các điều khoản giao dịch tùy chỉnh bằng cách sử dụng dữ liệu bán vé từ các nhà cung cấp tích hợp và đồng bộ hóa hóa đơn cùng trạng thái thanh toán với Xero. Điều này kết nối các điều khoản đặt chỗ ban đầu với hồ sơ quyết toán và thanh toán cuối cùng.
Surreal
Surreal là một nền tảng đặt chỗ, thanh toán và quản lý giải trí phục vụ các địa điểm, tập đoàn dịch vụ khách sạn, đại lý và nghệ sĩ biểu diễn. Trước đây có tên là Muso, hệ thống này đặc biệt phổ biến tại Úc, New Zealand và Vương quốc Anh.
Đối với các địa điểm và tập đoàn dịch vụ khách sạn, Surreal có thể gộp nhiều khoản thanh toán cho nghệ sĩ biểu diễn vào một hóa đơn duy nhất ở cấp địa điểm hoặc cấp tập đoàn. Các công cụ tài chính của nó tự động hóa việc lập hóa đơn cho địa điểm, phân phối thanh toán cho nghệ sĩ, theo dõi trạng thái của chúng và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ địa phương hiện hành. Các tính năng thanh toán này hiện có sẵn tại Úc, New Zealand và Vương quốc Anh.
Prism.fm
Prism.fm tập trung vào các quy trình vận hành và tài chính đằng sau việc đặt chỗ nhạc sống. Các địa điểm và nhà quảng bá có thể sử dụng nó để tạo đề nghị và hợp đồng, theo dõi tiền đặt cọc và thanh toán, nhập dữ liệu bán vé, tính toán thỏa thuận với nghệ sĩ và tạo báo cáo quyết toán cuối cùng.
Thay vì hoạt động chủ yếu như một dịch vụ chuyển tiền, Prism kết nối thông tin được sử dụng để xác định số tiền phải trả. Các khoản đảm bảo, thỏa thuận phần trăm, chi phí, tiền thưởng, số lượng vé và các điều khoản tài chính khác vẫn gắn liền với buổi diễn từ đề nghị ban đầu cho đến khi quyết toán. Các báo cáo quyết toán nội bộ và dành cho nghệ sĩ sau đó có thể trình bày các phần liên quan của phép tính đó.
Gigwell Talent Buyer Pro
Gigwell Talent Buyer Pro cung cấp phần mềm quản lý địa điểm cho người mua tài năng, nhà quảng bá, lễ hội và không gian nhạc sống. Nó đưa các đề nghị, hợp đồng, tiến trình chuẩn bị của nghệ sĩ, thông tin thanh toán và quyết toán buổi diễn vào một quy trình đặt chỗ tập trung.
Nền tảng theo dõi các chi tiết tài chính song song với việc đặt chỗ thay vì coi thanh toán là một nhiệm vụ hành chính riêng biệt. Các địa điểm có thể xem xét các điều khoản giao dịch, trạng thái thanh toán, thông tin quyết toán và hiệu suất buổi diễn trước đây từ cùng một hệ thống được sử dụng để quản lý lịch và giao tiếp với nghệ sĩ. Gigwell cũng hỗ trợ hóa đơn và theo dõi thanh toán trực tuyến cho các tổ chức làm việc trên nhiều buổi diễn.
VenuePilot
VenuePilot kết hợp các công cụ đặt chỗ, bán vé, quản lý sự kiện và quyết toán cho nghệ sĩ dành cho các địa điểm và nhà quảng bá độc lập. Tính năng quyết toán của nó có thể lấy dữ liệu bán vé trực tiếp từ các sự kiện VenuePilot hoặc chấp nhận tổng doanh thu phòng vé được nhập thủ công từ một nhà cung cấp vé khác.
Các địa điểm có thể chọn từ một số cấu trúc giao dịch tiêu chuẩn, kết hợp tỷ lệ phần trăm quầy bar hoặc cho thuê, thêm chi phí và điều chỉnh, ghi lại tiền đặt cọc hoặc các khoản thanh toán trước đó, và bao gồm các chi tiết thuế liên quan. Bản tính toán hoàn chỉnh sau đó có thể được xuất ra dưới dạng bảng quyết toán cho nghệ sĩ hoặc đội ngũ quản lý. VenuePilot cũng hỗ trợ quyết toán nhiều ngày cho các buổi diễn kéo dài hơn một đêm.
Opendate
Opendate là một nền tảng quản lý địa điểm tất cả trong một bao quát toàn bộ vòng đời sự kiện trực tiếp từ liên hệ ban đầu với nghệ sĩ cho đến quyết toán cuối cùng. Các công cụ của nó bao gồm khám phá nghệ sĩ, quản lý lịch và giữ chỗ, đề nghị, lập ngân sách sự kiện, bán vé, tiếp thị và quyết toán tài chính.
