Brazil hiện phân bổ một phần tiền bản quyền âm nhạc tại cửa hàng dựa trên lượt phát được báo cáo, phần còn lại vẫn dựa vào mẫu. Chủ sở hữu danh mục khi xem xét khoản thanh toán cần biết phương thức nào được áp dụng trước khi dùng nhật ký phát để chất vấn số tiền.
Hai cách đưa lượt phát vào phép tính
Phân bổ theo lượt phát được báo cáo bắt đầu từ mức sử dụng được quy cho một tác phẩm âm nhạc cụ thể. Phân bổ theo mẫu bắt đầu từ một tập hợp mức sử dụng được chọn, rồi áp dụng thông tin đó cho một nhóm rộng hơn. Hai phương thức này dẫn đến những câu hỏi kiểm toán khác nhau. Với mức sử dụng được báo cáo, câu hỏi đầu tiên là liệu lượt phát đã đến đơn vị thu tiền với thông tin chính xác về tên tác phẩm và chủ sở hữu quyền hay chưa. Với mức sử dụng lấy mẫu, câu hỏi đầu tiên là liệu danh mục tác phẩm đã được đăng ký chính xác vào nhóm phân bổ hay chưa và mẫu có ghi nhận được mức sử dụng liên quan hay không.
Đơn vị thu tiền của Brazil sử dụng cả hai phương thức cho âm nhạc được phát tại cửa hàng. Vì vậy, chủ sở hữu danh mục nên xác định phương thức phân bổ áp dụng cho khoản thu từ cửa hàng đang được xem xét. Hồ sơ riêng về mọi lượt phát đã biết có thể giúp điều tra mức sử dụng được báo cáo. Tuy nhiên, chỉ riêng hồ sơ đó không thể biến khoản phân bổ lấy mẫu thành số lượt phát thực tế của danh mục tại các cửa hàng. Coi cả hai loại sao kê như một bảng kê theo từng lượt phát sẽ khiến việc đối soát có vẻ chính xác hơn mức mà phương thức cho phép.
Sự khác biệt này cũng ảnh hưởng đến việc hỏi về khoản thanh toán bị thiếu. Nếu thiếu một lượt phát đã được báo cáo, dấu vết hữu ích là báo cáo sử dụng và hồ sơ danh mục tác phẩm mà lượt phát đó đáng lẽ phải liên kết tới. Nếu thu nhập đến từ một mẫu, việc hỏi vì sao một lượt phát cụ thể tại cửa hàng không có dòng kê khai riêng là dựa trên sai đơn vị đo lường. Chủ sở hữu vẫn cần kiểm tra yêu cầu quyền đối với danh mục, nhưng nhóm phân bổ lấy mẫu không cam kết có một mục riêng cho mọi lượt phát được ghi nhận.
Việc lấy mẫu có lịch trình riêng
Tổ chức thu tiền của Chile phân bổ tiền bản quyền cho nhạc sĩ từ hoạt động tại câu lạc bộ bằng mẫu lấy từ hơn 20 địa điểm, thu thập hai lần mỗi năm. Tiền bản quyền bài hát từ hoạt động streaming được đưa vào các quy trình hàng quý. Cả hai đều là tiền bản quyền bài hát, nhưng mức sử dụng của chúng đi vào quy trình phân bổ theo lịch khác nhau. Lượt phát tại câu lạc bộ được ghi nhận giữa hai đợt lấy mẫu không tuân theo cùng lịch xử lý với một bài hát được stream.
Sự khác biệt đó quan trọng khi nghệ sĩ hoặc hãng đĩa so sánh thu nhập từ các hình thức sử dụng cùng một tác phẩm âm nhạc. Sao kê streaming hàng quý và mẫu hoạt động câu lạc bộ hai lần mỗi năm không phải là các thước đo tương ứng về hoạt động của khán giả. Thời điểm và dữ liệu đầu vào của chúng khác nhau. Không thể tính khoản thiếu hụt ở một bên bằng cách áp dụng mô hình thanh toán của bên kia cho số lượt phát ước tính.
Phương thức dành cho câu lạc bộ của Chile cũng đặt ra giới hạn thực tế về những gì bằng chứng tại địa điểm có thể xác lập. Hồ sơ có ngày tháng về một lượt phát tại câu lạc bộ hữu ích để kiểm tra âm nhạc nào đã được sử dụng và tác phẩm đã được đăng ký chính xác hay chưa. Chỉ riêng hồ sơ đó không cho biết địa điểm có nằm trong mẫu hay không, cũng không xác định được khoản phân bổ từ nhóm lấy mẫu. Hãy lưu giữ bằng chứng, nhưng dùng nó để đặt câu hỏi cụ thể thay vì coi đó là một sao kê tiền bản quyền.
Kiểm tra quyền trước khi kiểm tra số tiền
Việc đầu tiên cần kiểm tra trong danh mục là chính tác phẩm: tên tác phẩm, người viết và bên có quyền quản lý từng phần phải xác định đúng tác phẩm dự định. Tiếp theo là kiểm tra danh mục thu nhập. Các khoản phân bổ tại cửa hàng ở Brazil bao gồm cả lượt phát được báo cáo và mức sử dụng lấy mẫu, trong khi tiền bản quyền bài hát từ câu lạc bộ và streaming ở Chile tuân theo các quy trình khác nhau. Một yêu cầu quyền có thể hiện diện trong bối cảnh này mà không giải đáp được điều gì đã xảy ra trong bối cảnh khác.
Khi tiến hành rà soát, hãy ghi lại ba câu hỏi bên cạnh từng lãnh thổ và hình thức sử dụng:
- Quyền nào đang được thanh toán? Xác định yêu cầu quyền đối với tác phẩm đang được xem xét trước khi so sánh với thu nhập từ bản ghi hoặc hình thức sử dụng khác.
- Phương thức ghi nhận mức sử dụng nào được áp dụng? Đánh dấu nhóm phân bổ là theo lượt phát được báo cáo hay lấy mẫu nếu có thông tin này, đồng thời gửi câu hỏi về mức sử dụng bị thiếu tới đúng quy trình.
- Kỳ nào đang được xem xét? Đối chiếu sao kê với chu kỳ xử lý liên quan trước khi kết luận khoản thanh toán dự kiến đã trễ.
Các câu hỏi này biến khiếu nại chung về tiền bản quyền bị thiếu thành nội dung mà đơn vị thu tiền hoặc đơn vị quản lý có thể điều tra. Chúng cũng giúp chủ sở hữu danh mục không coi ước tính số lượt phát công khai như một hóa đơn. Số tiền phải trả phụ thuộc vào phương thức phân bổ cũng như yêu cầu quyền cơ bản.
Chuẩn bị đối soát tiếp theo sao cho hữu ích
Với từng tác phẩm được sử dụng tại cửa hàng Brazil hoặc câu lạc bộ Chile, hãy lưu thông tin danh mục tác phẩm và mọi bằng chứng sử dụng hiện có, sau đó sắp xếp sao kê theo lãnh thổ, hình thức sử dụng và kỳ phân bổ. Với sao kê tại cửa hàng Brazil, hãy xác định khoản thu liên quan dựa trên lượt phát được báo cáo hay dựa trên mẫu. Với thu nhập từ câu lạc bộ Chile, hãy đối chiếu yêu cầu quyền với chu kỳ lấy mẫu tại câu lạc bộ, không phải quy trình streaming hàng quý.
Quyết định rất đơn giản: phân loại nhóm phân bổ trước khi tính số lượt phát bị thiếu. Nhóm phân bổ theo lượt phát được báo cáo cung cấp cho chủ sở hữu hồ sơ sử dụng để truy tìm. Nhóm lấy mẫu đòi hỏi kiểm tra yêu cầu quyền đã đăng ký và kỳ phân bổ. Cùng một danh mục có thể cần cả hai cách rà soát, và không cách nào bắt đầu chỉ từ tổng số lượt phát.
