Lorsqu’un master jamaïcain change de label, de propriétaire ou de titulaire d’une licence exclusive, JAMMS demande à ses producteurs membres les documents relatifs à la transaction et les mises à jour du répertoire enregistré. L’objectif pratique est de faire en sorte que le contrat et la déclaration auprès de la société identifient la même partie pour chaque enregistrement.
Commencer par déterminer ce que l’accord transfère
Un transfert peut modifier la propriété ou accorder une licence exclusive à une autre partie. Il s’agit de positions contractuelles différentes : le label qui reçoit les droits doit donc déterminer laquelle son accord établit avant de demander la mise à jour d’une déclaration. Une liste de livraison qui désigne un album ou un catalogue est utile pour la transaction, mais le relais auprès de la société doit aussi identifier les enregistrements concernés un par un. Les recommandations jamaïcaines sur les droits des masters préconisent une vérification code ISRC par code ISRC entre le contrat, la déclaration auprès de la société et le répertoire enregistré.
Cette vérification transforme une déclaration générale sur un catalogue en un contrôle que l’équipe chargée des droits peut effectuer. Pour chaque code, elle peut vérifier si l’enregistrement est couvert par l’accord, qui, selon celui-ci, peut exercer les droits concernés sur le master, et quel nom figure sur la déclaration actuelle. Si un enregistrement ne figure pas dans la liste annexée à l’accord, ne considérez pas sa présence dans un fichier de répertoire comme une autorisation de le transférer. Si l’accord couvre un enregistrement absent de la mise à jour du répertoire, ajoutez-le à la liste des corrections. Le contrat définit la transaction ; la mise à jour du répertoire indique à la société quels enregistrements sont concernés par la nouvelle déclaration.
Transférer la déclaration avec l’enregistrement
JAMMS demande les documents de l’accord et les mises à jour du répertoire lorsqu’un enregistrement change de label, de propriétaire ou de titulaire d’une licence exclusive. Fournir l’un sans vérifier l’autre laisse une lacune dans le relais. Un accord signé peut expliquer pourquoi une nouvelle partie est en droit de faire une déclaration, tandis qu’une mise à jour du répertoire identifie les enregistrements pour lesquels cette partie revendique des droits. Ces deux documents ont des fonctions différentes et doivent correspondre à la même situation juridique.
C’est là que la question financière devient concrète. Un label qui évalue un transfert doit savoir quels revenus tirés des masters il prévoit d’administrer. Ses prévisions doivent correspondre aux enregistrements et aux droits effectivement couverts par l’accord, puis être vérifiées par rapport aux déclarations qu’il a soumises pour ces enregistrements. Un code que l’acheteur pensait inclus, mais qu’il ne trouve pas dans l’accord, ne doit pas être ajouté aux prévisions sur la seule foi d’une entrée dans le répertoire. À l’inverse, si un transfert convenu n’a pas encore été inscrit dans le dossier de la société, une formalité administrative reste à accomplir. Consignez chaque exception individuellement afin que les parties puissent la résoudre sans traiter tout le catalogue comme une seule déclaration indistincte.
Distinguer le calendrier d’enregistrement
Les systèmes d’enregistrement peuvent évoluer sans que cela change les démarches immédiates nécessaires pour documenter un droit. L’autorité nigériane chargée du droit d’auteur et l’Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle évaluent une éventuelle mise à niveau du système d’enregistrement ; le service actuel reste en usage et aucun lancement de remplacement n’a été annoncé. Un titulaire de droits qui gère une transaction aujourd’hui doit donc utiliser le service actuellement disponible, plutôt que de préparer ses documents en fonction d’un nouveau système.
Le projet nigérian et le relais jamaïcain relèvent de processus différents, mais conduisent à la même décision opérationnelle : conserver un dossier de droits utilisable dans le cadre du processus en vigueur. Une mise à niveau envisagée ne donne à l’équipe aucune nouvelle voie de dépôt sur laquelle s’appuyer. De même, un accord qui modifie le contrôle d’un master jamaïcain ne suffit pas à effectuer la mise à jour demandée du répertoire enregistré. Inscrivez chaque action dans la liste de contrôle de la transaction et attribuez-lui un responsable. Il sera ainsi plus facile de vérifier si le contrat est signé, si les pièces justificatives sont prêtes et si la déclaration concernée a été mise à jour.
Effectuer le relais enregistrement par enregistrement
Pour une transaction portant sur un master jamaïcain, les parties qui transfèrent et reçoivent les droits peuvent utiliser une courte liste de rapprochement avant de considérer l’administration comme terminée :
- Identifier le droit : noter si l’accord modifie la propriété ou accorde une licence exclusive, et désigner la partie qui doit faire la déclaration.
- Faire correspondre les enregistrements : comparer la liste des enregistrements prévue par l’accord avec le répertoire enregistré code ISRC par code ISRC.
- Préparer la mise à jour auprès de la société : fournir les documents de la transaction et les modifications du répertoire que JAMMS demande aux producteurs membres de communiquer.
- Résoudre les exceptions : confier chaque enregistrement manquant, contesté ou non concordant à une personne en mesure de vérifier l’accord et de corriger le document concerné.
Utilisez la même liste pour fixer le prix d’un catalogue ou en prendre livraison. L’unité utile est l’enregistrement individuel et le droit conféré par l’accord, et non le titre du catalogue figurant sur la fiche de transaction. Lorsque la liste annexée au contrat, la déclaration et le répertoire enregistré concordent pour un ISRC, le label dispose d’une base claire pour administrer l’enregistrement concerné. En cas de désaccord, le label sait quel document ou quelle déclaration corriger avant d’inclure cet enregistrement dans ses prévisions de redevances.
