Une sortie numérique ne garantit pas que les droits d’auteur de la chanson seront enregistrés en ligne en Pologne. ZAiKS, la Polish Society of Authors, impose le dépôt papier pour certaines chansons coécrites, même lorsque l’enregistrement est déjà disponible sur les plateformes de streaming. Le critère déterminant est le statut des droits du coauteur, et non le distributeur utilisé pour le master.
Cela concerne les labels qui envoient une collaboration polonaise sur Spotify, YouTube ou à la radio : l’enregistrement peut être distribué alors que la composition ne dispose toujours pas d’une procédure clairement définie pour intégrer le système local de redevances. ZAiKS indique qu’une œuvre doit d’abord avoir été divulguée, par exemple lors d’un concert, par la sortie d’un enregistrement ou par une diffusion, avant de pouvoir être enregistrée. Son guide d’enregistrement présente deux procédures de dépôt.
Quelles coécritures peuvent être enregistrées en ligne ?
Un auteur peut utiliser zaiks.online pour sa propre musique ou ses propres paroles. Pour une collaboration, ZAiKS autorise également l’enregistrement en ligne lorsque l’autre auteur vivant a signé un contrat de gestion avec ZAiKS et a déjà soumis au moins une œuvre sur papier. Un coauteur membre d’une société étrangère n’est admissible à la procédure en ligne que si cette société a déjà enregistré cette œuvre.
Cette dernière condition passe facilement inaperçue. L’adhésion à une société étrangère ne signifie pas à elle seule que l’œuvre correspondante y est enregistrée. Avant le dépôt, demandez à chaque collaborateur le nom de sa société, l’identité d’auteur sous laquelle il y est inscrit et la confirmation que la chanson figure bien dans sa base de données. Indiquez les parts de composition convenues à côté des métadonnées de sortie afin de pouvoir comparer les noms et les pourcentages.
En dehors de cette exception précise concernant les sociétés étrangères, ZAiKS impose la procédure traditionnelle sur papier pour les œuvres réalisées avec une personne qui n’a pas signé son contrat de gestion collective. Cela vaut également pour les œuvres dérivées et les adaptations, ainsi que pour les œuvres dont un coauteur décédé bénéficie encore de droits protégés ; dans ce dernier cas, l’accord écrit des héritiers est nécessaire. Ce sont les règles d’admissibilité publiées par ZAiKS, et non une décision sur la possibilité de commercialiser la chanson.
Un compte bancaire polonais modifie la procédure d’inscription
La création de compte en ligne décrite par ZAiKS passe par MojeID, une vérification d’identité effectuée par le biais des services bancaires en ligne polonais. La société indique que cette procédure est réservée aux créateurs titulaires d’un compte bancaire polonais. Elle demande également aux personnes qui l’utilisent d’envoyer par courrier postal deux exemplaires originaux signés du contrat de gestion collective avant de soumettre des œuvres sur le portail.
Pour un auteur qui n’a pas de compte bancaire polonais, la première étape est différente : remplir un formulaire papier de données personnelles, faire vérifier son identité par un notaire ou dans une agence ZAiKS, puis remettre ce formulaire accompagné de deux exemplaires originaux signés du contrat. Une fois les données saisies par ZAiKS, l’auteur peut créer un compte en ligne sans MojeID. La société indique son adresse à Varsovie et ses coordonnées pour les inscriptions sur la même page d’instructions.
Il s’agit de deux étapes distinctes. La création d’un compte après vérification d’identité sur papier ne rend pas toutes les coécritures admissibles à l’enregistrement d’œuvres en ligne. Vérifiez les règles concernant les collaborateurs pour chaque chanson avant de choisir le mode de dépôt.
Faites de la feuille de répartition un outil qui va au-delà du règlement des différends
Pour une session à trois auteurs, le document utile avant la sortie est une feuille de répartition signée indiquant le titre de la chanson, les noms officiels, les noms au générique, les sociétés et les pourcentages de composition. Vérifiez ensuite si chaque auteur a enregistré l’œuvre auprès de sa propre société. Si un collaborateur ne peut pas le confirmer, prévoyez du temps pour la procédure papier de ZAiKS ou demandez à la société quelle partie doit effectuer le dépôt. Faites-le avant l’arrivée du premier relevé d’exploitation en Pologne.
Il existe une raison concrète d’intégrer l’enregistrement aux opérations de sortie. Notre analyse des comptes 2025 de ZAiKS a relevé 205.4 millions de zlotys de redevances attribuées mais impayées à la fin de l’année ; ce chiffre provient du rapport statutaire de la société. Ce total recouvre plusieurs problèmes de documentation et de contact, et pas uniquement les dépôts papier. Les incohérences de métadonnées peuvent aggraver le problème.
ZAiKS gère les droits sur les compositions, notamment pour l’exécution publique, la diffusion et les usages en ligne, dans le cadre d’un contrat de gestion collective. Un distributeur se charge de livrer l’enregistrement et d’en établir les comptes. InterSpace Distribution peut assurer le suivi des crédits d’enregistrement et des parts du label, mais les auteurs ou leurs représentants éditoriaux doivent tout de même établir la revendication sur la composition. Une seule liste de vérification pour la sortie devrait suivre ces deux volets.
