Tiền bản quyền biểu diễn công cộng tại Brazil có thể được phát sinh mà không đến được đúng người có quyền. Khi Ecad, cơ quan thu tiền trung tâm của quốc gia, không thể đối chiếu lượt sử dụng được báo cáo với tác phẩm, bản ghi hoặc chủ sở hữu quyền đã đăng ký, cơ quan này giữ khoản tiền đó trong khi dữ liệu được chỉnh sửa. Ecad cho biết thời hạn chỉnh sửa là five years; sau thời hạn đó, khoản tiền chưa xác định được người nhận sẽ được phân phối lại trong danh mục ban đầu.
Vì vậy, kiểm toán danh mục tác phẩm là một việc liên quan đến dòng tiền, chứ không chỉ là công việc quản lý siêu dữ liệu. Với nghệ sĩ tự phát hành, câu hỏi đầu tiên là liệu cả tác phẩm âm nhạc và bản ghi âm đã được đăng ký với một hiệp hội thu tiền bản quyền của Brazil hay chưa, và tên trong các hồ sơ đó có khớp với báo cáo sử dụng hay không.
Khoản tiền bị giữ lại có nghĩa là gì?
Khoản tiền bị giữ lại là khoản tiền đã được ghi nhận gắn với một lượt sử dụng âm nhạc được thu thập nhưng chưa thể thanh toán cho người yêu cầu đã được xác định. Ecad liệt kê các nguyên nhân như thiếu đăng ký hoặc đăng ký không nhất quán, thông tin quyền sở hữu mâu thuẫn và thiếu dữ liệu về tác phẩm hoặc bản ghi. Cơ quan này cho biết chủ sở hữu quyền nhận báo cáo khoản tiền bị giữ lại thông qua hiệp hội của họ, nơi cũng thực hiện các chỉnh sửa cần thiết để giải ngân.
Sự khác biệt giữa bài hát và bản ghi của bài hát rất quan trọng. UBC, Brazilian Union of Composers, cho biết đăng ký tác phẩm ghi tên những người sáng tác bài hát và nhà xuất bản nếu có, trong khi đăng ký bản ghi âm ghi tên nghệ sĩ biểu diễn, nhạc công đệm và nhà sản xuất chịu trách nhiệm về bản ghi. Hồ sơ giao nội dung của nhà phân phối là bằng chứng hữu ích, nhưng không thay thế hồ sơ của cả hai loại đăng ký tại hiệp hội. International Standard Recording Code, hay ISRC, định danh bản ghi; mã này không thay thế cho đăng ký tác phẩm đầy đủ.
Tiến hành kiểm toán từ hiệp hội của bạn
Bắt đầu tại cổng danh mục của hiệp hội bạn. Đối chiếu mọi tên tác phẩm, tên người sáng tác và tỷ lệ sở hữu với giấy tờ phát hành. Sau đó đối chiếu mục bản ghi với cùng bản master đã gửi đến các nền tảng: ISRC, tên nghệ sĩ biểu diễn và thông tin nhà sản xuất. Hướng dẫn dành cho thành viên của UBC mô tả Retido Web là công cụ tìm kiếm các khoản tiền bị giữ lại do thiếu đăng ký, lỗi tên tác phẩm hoặc các điểm không nhất quán khác. Cổng này cũng cho phép thành viên kiểm tra tác phẩm, bản ghi và khoản thu đã đăng ký.
Nếu tìm thấy kết quả có thể khớp, hãy gửi cho hiệp hội mã định danh của tác phẩm và bản ghi, các cách viết tên khác nhau, siêu dữ liệu phát hành và bằng chứng về lượt sử dụng liên quan. Hỏi trường dữ liệu nào đang ngăn việc xác định và ai cần phê duyệt chỉnh sửa. Hiệp hội, chứ không phải nhà phân phối kỹ thuật số, quản lý hồ sơ quản lý tập thể và yêu cầu giải ngân khoản tiền của Ecad. Lưu lại thư từ và kiểm tra bản sao kê tiếp theo thay vì cho rằng việc sửa tên tác phẩm sẽ khiến tiền được thanh toán ngay.
Với bản ghi hợp tác, hãy kiểm tra riêng từng phía. Phần chia của người sáng tác bị thiếu có thể khiến thu nhập từ tác phẩm bị giữ lại ngay cả khi bản sao kê phân phối của chủ sở hữu bản master đã chính xác; thiếu nghệ sĩ biểu diễn hoặc nhà sản xuất có thể gây ra một vấn đề khác ở phía bản ghi. Hướng dẫn của UBC cho biết tác phẩm do người sáng tác khai báo hoặc do nhà xuất bản khai báo nếu đó là tác phẩm đã biên tập, còn nhà sản xuất bản ghi đăng ký bản ghi. Hãy thống nhất trước đối tác nào sẽ nộp từng hồ sơ.
Đừng xem five years là dự báo thời điểm thanh toán
five years của Ecad là khoảng thời gian để hợp thức hóa một khoản tiền chưa xác định được người nhận, không phải lời hứa rằng mọi khoản tiền bản quyền còn thiếu đều tồn tại hoặc mục đã chỉnh sửa sẽ được thanh toán vào một ngày cố định. Hướng dẫn dành cho chủ sở hữu quyền của Ecad cho thấy quy trình: sử dụng công khai, người sử dụng thanh toán, thu thập, xác định, phân phối cho hiệp hội, rồi thanh toán cho nghệ sĩ. Nếu quy trình bị gián đoạn ở bất kỳ khâu nào, cần tiến hành một cuộc điều tra khác.
Đó là lý do hãng đĩa nên đối chiếu ba sổ ghi nhận: bản sao kê nền tảng của nhà phân phối, hồ sơ đăng ký tác phẩm và bản ghi tại hiệp hội, cùng báo cáo khoản tiền bị giữ lại của hiệp hội. Một lượt phát trực tuyến trên Spotify trong sổ thứ nhất không chứng minh rằng có khoản tiền Ecad bị giữ lại trong sổ thứ ba. Hãy hỏi về kỳ sử dụng và danh mục trước khi ước tính thu nhập có thể thu hồi.
Phát nhạc trên đài phát thanh và tại cửa hàng ở Brazil khiến vấn đề này đặc biệt rõ ràng. Hướng dẫn về tiền bản quyền phát thanh ở phía bản ghi của chúng tôi giải thích vì sao lộ trình đăng ký quan trọng; phân tích về báo cáo phát nhạc tại cửa hàng của chúng tôi giải thích vì sao việc xác định lượt sử dụng quan trọng. Kết hợp lại, những bước kiểm tra này biến lời phàn nàn chung chung về tiền bản quyền còn thiếu thành yêu cầu có tài liệu để hiệp hội điều tra.
Quy tắc thực tế rất đơn giản: trước lần phát hành tiếp theo, hãy giao cho một người xác minh cả hai đăng ký và lưu bằng chứng. Sau đó, rà soát các khoản tiền bị giữ lại vào mỗi kỳ báo cáo. Nhà phân phối có siêu dữ liệu giao nội dung chính xác và bản sao kê minh bạch sẽ giúp việc đối chiếu dễ dàng hơn, nhưng việc chỉnh sửa cuối cùng vẫn diễn ra tại tổ chức quản lý quyền.
