即使录音已经上线流媒体平台，越南词曲作者版税仍需要单独的作品记录和季度核查。Vietnam Center for Protection of Music Copyright (VCPMC) 表示，会员可以通过其网站或应用登记歌曲、跟踪审核状态并查看分配情况。对于自行发行的词曲作者，首次核查很简单：将作品记录与发行商交付的录音进行比对。
如果歌手创作了歌曲、拥有母带，并以为一次上传就能覆盖两种收入来源，这一区别就很重要。发行商的录音结算单记录母带的商业使用情况。VCPMC 根据单独的授权协议代表作者和音乐版权所有者，许可音乐作品的使用并分配由此产生的版税。其角色说明清楚展示了这两本账。
从作品入手，而非播放量
VCPMC 的会员手册要求申请人提供作品清单、作曲者和作词者、共同作者、权利比例及收款账户详情。若所有权通过继承或转让取得，还需提供证明材料。在发行上线前，将签署的分成协议与该记录放在一起：无论音频由谁上传，两位作者创作的歌曲都需要有据可查的分配方案。
手册称，加入 VCPMC 是对权利管理的授权，并非政府版权登记证书，也不代表所有权转让。作者可以在办公室、网上或通过应用提交申请；随后 VCPMC 会确认申请并签发授权合同。账户可让会员查看已登记的作品及其审核状态。不要把发行商账户误当成这份会员记录。
每首新歌都应核对标题、其他拼写、作曲者、作词者、出版商或所有者以及各方份额，并与发行元数据和分成表进行比对。如果合作方已将某一份额转让给出版商，请记录实际控制该份额的一方。这是一份根据 VCPMC 要求填写的字段整理而成的操作清单，并不意味着匹配算法可以补救不完整的文书。
一个小方框可能改变授权情况
VCPMC 的手册针对一类情况给出了相当具体的说明：新作品已受与服务提供商签订的有期限独家协议约束时，勾选“Exclusive”字段，并注明服务提供商和确切期限。因此，录入作品前应仔细阅读唱片公司、出版或平台协议。只写含糊的“exclusive”而不注明结束日期，会让权利团队无法将协会授权与合同进行比对。
制作一份简单的权利表，列出三项：相关方、授予的权利，以及起止日期。如果录音协议只涉及母带，就不要把其中的独家条款照搬到作品记录中。如果另有作品协议，请准确记录其涵盖范围。VCPMC 的字段是行政提示，不能替你裁定有争议的合同。
核对季度账单，再提出具体问题
VCPMC 表示，其每年向国内和国际权利人分配版税四次。手册称，会员可以打开版权版税菜单，查看某季度收取和支付的金额，并下载详细结算单。将该结算单与已登记作品清单及你能提供证明的使用情况进行比对。缺少一条记录，意味着需要询问作品、许可、报告期或匹配数据的情况，并不能证明对方没有付款。
向 VCPMC 询问有疑问的记录对应哪条作品记录和哪个使用期间，并提供标题、作者、约定份额及支持文件。然后将协会结算单与发行商提供的母带结算单进行比对。分别记账的方法也有助于解释，为什么越南版权收入据报增长了 24%，并不能说明某位作者实际收到了多少。
本地区已有先例表明，趁款项还容易追踪时就进行这项核查很有必要：Thailand 的 MCT 规则区分了未匹配作品与有争议的份额。越南公开发布的会员指南没有规定同样的暂存期限，因此不要直接套用。共同的操作经验是：像记录母带一样仔细登记作品及其所有者。InterSpace Distribution 透明的录音分成有助于唱片公司核对账目的一部分；作者则必须及时更新 VCPMC 作品记录，管理另一部分。
