Một bản phát hành đã có mặt trên nhà cung cấp dịch vụ kỹ thuật số (DSP) không đồng nghĩa yêu cầu tiền bản quyền bản ghi tại Malaysia đã hoàn tất. Tại Việt Nam, bảng kê của nhà phân phối không thay thế hồ sơ tác phẩm của nhạc sĩ. Với chủ sở hữu quyền độc lập, hệ quả thực tế là cần kiểm tra riêng việc gửi bản phát hành và việc thu tiền bản quyền.
Đối chiếu hồ sơ với quyền
Bản ghi âm và bài hát được thể hiện trong đó tạo ra những công việc đăng ký khác nhau. Tiền bản quyền bản ghi âm tại Malaysia đòi hỏi văn bản ủy quyền và việc đăng ký các bản ghi đủ điều kiện trong Music Recording Database. Tiền bản quyền nhạc sĩ tại Việt Nam đòi hỏi hồ sơ tác phẩm, trong đó khai báo tác giả và tỷ lệ phân chia. Vì vậy, khi rà soát bản ghi gốc, hãng đĩa nên đặt câu hỏi khác với nhạc sĩ khi rà soát tác phẩm: yêu cầu liên quan đã được ghi nhận ở đúng nơi chưa?
Sự phân biệt này làm thay đổi cách bắt đầu kiểm toán danh mục. Mục thông tin về bản phát hành có thể cho thấy nhạc đã có trên DSP, nhưng chỉ riêng việc có mặt trên nền tảng không đáp ứng các yêu cầu của Malaysia đối với yêu cầu tiền bản quyền bản ghi gốc đủ điều kiện. Bảng kê của nhà phân phối có thể cho thấy nhà phân phối đã hạch toán những gì, nhưng quy trình dành cho nhạc sĩ tại Việt Nam cũng yêu cầu hồ sơ tác phẩm và đối soát tiền bản quyền theo quý. Không nên xem tài liệu nào trong số này là danh mục đầy đủ mọi quyền gắn với phần nhạc.
Hãy bắt đầu bằng hai hồ sơ cho mỗi bản phát hành được rà soát: một hồ sơ cho yêu cầu đối với bản ghi âm và một hồ sơ cho yêu cầu của nhạc sĩ. Hồ sơ thứ nhất cần giúp hãng đĩa kiểm tra văn bản ủy quyền và việc đăng ký bản ghi cần thiết để nhận tiền bản quyền bản ghi gốc tại Malaysia. Hồ sơ thứ hai cần giúp các nhạc sĩ kiểm tra việc đăng ký tác phẩm và tỷ lệ phân chia đã khai báo cần thiết để nhận tiền bản quyền nhạc sĩ tại Việt Nam. Tách riêng các bước kiểm tra giúp xác định thiếu sót dễ hơn.
Làm rõ thẩm quyền
Quy trình yêu cầu tiền bản quyền bản ghi gốc tại Malaysia đòi hỏi văn bản ủy quyền. Yêu cầu này biến thẩm quyền thành vấn đề giấy tờ, chứ không chỉ là chuyện ai đã tải bản phát hành lên. Trước khi xem xét lượt phát chưa được đối soát, hãng đĩa có thể kiểm tra xem văn bản ủy quyền cần thiết cho yêu cầu đã có chưa, sau đó kiểm tra bản ghi đủ điều kiện đã được nhập vào Music Recording Database hay chưa. Hai bước kiểm tra trả lời hai câu hỏi khác nhau: yêu cầu đã có thẩm quyền cần thiết chưa, và bản ghi đã được đăng ký theo yêu cầu chưa.
Hồ sơ của nhạc sĩ cũng cần được kiểm tra thẩm quyền riêng. Quy trình đăng ký tại Việt Nam yêu cầu khai báo tác giả, tỷ lệ phân chia và đánh dấu thời hạn độc quyền. Nghệ sĩ tự phát hành nên rà soát các chi tiết đó khi lập hồ sơ tác phẩm và một lần nữa khi thời hạn liên quan thay đổi. Mục đăng ký bản ghi chính xác không thể xác định những nhạc sĩ nào được khai báo trong tác phẩm, cũng như hồ sơ tác phẩm không thể cung cấp văn bản ủy quyền cần thiết cho yêu cầu tiền bản quyền bản ghi gốc tại Malaysia.
Với danh mục nhỏ, biện pháp kiểm soát hữu ích là một sổ đăng ký yêu cầu ngắn, ghi rõ quyền đang được kiểm tra và tài liệu làm căn cứ. Ghi riêng văn bản ủy quyền bản ghi gốc tại Malaysia và mục đăng ký trong Music Recording Database với hồ sơ tác phẩm tại Việt Nam, tỷ lệ phân chia của các nhạc sĩ và mọi thời hạn độc quyền. Nhờ vậy, người kiểm tra bảng kê có một hồ sơ cụ thể để xác minh thay vì chỉ dựa vào việc bản phát hành đã lên sóng.
Đối soát theo yêu cầu
Đăng ký là bước đầu của việc kiểm tra thanh toán, không phải bước cuối. Danh mục kiểm tra tiền bản quyền bản ghi gốc tại Malaysia nhằm phát hiện lượt phát chưa được đối soát trước khi chi trả. Hãng đĩa có thể tận dụng khoảng thời gian này để rà soát các bản ghi đủ điều kiện và chi tiết yêu cầu trong lúc vẫn còn có thể xác định điểm không khớp trước khi thanh toán. Câu hỏi rất cụ thể: bản ghi đang được xem xét việc sử dụng đã có cả văn bản ủy quyền cần thiết lẫn mục đăng ký trong cơ sở dữ liệu chưa?
Quy trình dành cho nhạc sĩ tại Việt Nam yêu cầu đối soát báo cáo tiền bản quyền theo quý cùng với bảng kê của nhà phân phối. Nghệ sĩ tự phát hành có thể so sánh báo cáo nhạc sĩ của quý với tác phẩm đã đăng ký cùng các tác giả và tỷ lệ phân chia đã khai báo. Việc so sánh có mục đích rõ ràng: phát hiện khoản thu nhập từ tác phẩm bị bỏ sót trong quá trình rà soát. Bảng kê của nhà phân phối vẫn hữu ích, nhưng trả lời một câu hỏi kế toán khác với hồ sơ tác phẩm và báo cáo nhạc sĩ.
Trình tự rà soát có thể áp dụng là:
- Với yêu cầu tiền bản quyền bản ghi gốc tại Malaysia, xác nhận văn bản ủy quyền và mục đăng ký của bản ghi đủ điều kiện trong Music Recording Database.
- Với yêu cầu tiền bản quyền nhạc sĩ tại Việt Nam, xác nhận hồ sơ tác phẩm, tác giả, tỷ lệ phân chia và mọi thời hạn độc quyền.
- Kiểm tra chi tiết bản ghi tại Malaysia để tìm lượt phát chưa được đối soát trước khi chi trả.
- So sánh từng báo cáo nhạc sĩ theo quý tại Việt Nam với hồ sơ tác phẩm và bảng kê của nhà phân phối.
Xác định bước kiểm tra đầu tiên cho từng khoản thanh toán bị thiếu
Khi có vẻ như tiền bản quyền bị thiếu, hãy bắt đầu từ quyền lẽ ra tạo ra khoản tiền đó. Với yêu cầu tiền bản quyền bản ghi gốc tại Malaysia, những mục cần kiểm tra đầu tiên là văn bản ủy quyền và việc đăng ký bản ghi. Với yêu cầu tiền bản quyền nhạc sĩ tại Việt Nam, đó là hồ sơ tác phẩm, tỷ lệ phân chia của các nhạc sĩ và báo cáo theo quý. Trình tự này giúp hãng đĩa hoặc nghệ sĩ độc lập đưa ra quyết định cụ thể trước khi truy tìm sai lệch: xác định quyền, xác minh hồ sơ bắt buộc, rồi đối chiếu tài liệu kế toán liên quan với hồ sơ đó.
